E-Rechnung in der Praxis: Was bis 2027 und 2028 in deinem Unternehmen stehen muss

E-Rechnung in der Praxis: Laptop mit strukturierter Rechnung und Datensatz auf ruhigem Büroarbeitsplatz

Ein Bauunternehmer schickt seine Rechnungen seit Jahren als PDF per Mail. Das funktioniert, der Kunde zahlt, alles läuft. Dann ruft die Buchhaltung des Kunden an und fragt nach der XML-Datei. Er weiß nicht, was gemeint ist. Genau so beginnt die E-Rechnung in der Praxis: nicht als Softwareprojekt, sondern als Frage, ob dein Rechnungsprozess ab 2027 noch Geld bringt oder Rückfragen produziert.

Die Pflicht ist beschlossen, die Fristen stehen fest. Offen ist in vielen Unternehmen nur, wer was bis wann umstellt. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein, erklärt die Mechanik dahinter und zeigt dir die Schritte, mit denen du bis 2028 sauber aufgestellt bist.

Der Zeitplan: Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht an einem Stichtag. Sie kommt in drei Stufen, und jede Stufe trifft einen anderen Teil deines Rechnungsprozesses. Wer das durcheinanderbringt, plant entweder zu spät oder investiert zu früh an der falschen Stelle.

Die rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es hat § 14 UStG neu gefasst und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt. Seitdem gilt: Im Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) im Inland ist die elektronische Rechnung der Normalfall. Papier und einfache PDFs werden schrittweise zur Ausnahme.

Die Finanzverwaltung beantwortet die häufigsten Fragen in ihren Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

Empfangspflicht seit 01.01.2025

Die erste Stufe läuft schon. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Das gilt auch für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer.

Die gute Nachricht: Für den reinen Empfang reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Die weniger gute: Empfangen heißt nicht lesen. Eine XRechnung ist eine Datei voller Datenfelder. Wer sie ohne passende Software öffnet, sieht Code und keine Rechnung. Ausdrucken, abheften, Original löschen: Das ist der Ablauf, der heute in vielen Büros passiert und später bei der Betriebsprüfung Fragen auslöst. Dazu mehr in Kapitel 4.

Übergangsfrist bis 31.12.2026

Beim Ausstellen gibt der Gesetzgeber Zeit. Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papierrechnungen schreiben. Ein PDF per Mail bleibt ebenfalls zulässig, solange dein Kunde zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem er die PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch bezahlt hat.

Das klingt bequem. Es ist aber genau die Phase, in der sich entscheidet, ob 2027 ein ruhiges oder ein hektisches Jahr wird. Dein Kunde darf schon heute E-Rechnungen verlangen und sie bevorzugt verarbeiten. Größere Auftraggeber tun das bereits.

Die 800.000-Euro-Grenze: Welcher Umsatz zählt

Ab 01.01.2027 teilt sich das Feld. Die E-Rechnungspflicht 2027 trifft zunächst Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Sie müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, bekommt ein weiteres Jahr Übergang und darf 2027 noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF nutzen.

Der entscheidende Punkt steckt im Wort „Vorjahr“. Über deine Pflicht für 2027 entscheidet dein Umsatz 2026. Also das Jahr, das gerade läuft.

Vereinfachtes Beispiel: Eine Agentur-GmbH hatte 2025 einen Umsatz von 760.000 Euro. Für 2026 sind zwei größere Projekte dazugekommen, die Hochrechnung liegt bei 840.000 Euro. Die Geschäftsführerin geht davon aus, dass sie unter die Grenze fällt, weil sie an die Zahlen des letzten Abschlusses denkt. Tatsächlich zählt 2026. Wenn die Hochrechnung hält, ist die Agentur ab Januar 2027 zur E-Rechnung verpflichtet. Bis dahin bleiben weniger als drei Monate.

Eine Hochrechnung ist schnell gemacht. Eine Softwareumstellung im Dezember nicht. Und ein Kunde, der im Januar eine nicht ordnungsgemäße Rechnung zurückschickt, zahlt später.

Daraus folgt eine klare Ableitung: Wer 2026 in der Nähe von 800.000 Euro liegt, plant so, als ob die Pflicht 2027 greift. Ein Jahr zu früh umgestellt kostet wenig. Ein Jahr zu spät kostet Liquidität.

Wie du deine Umsatzentwicklung früh erkennst, zeigt der Beitrag Was die BWA verrät: Warnsignale erkennen.

Ab 2028: Pflicht für alle, mit diesen Ausnahmen

Ab 01.01.2028 fällt die Grenze weg. Dann stellt grundsätzlich jedes Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aus. Auch die Sonderregel für EDI-Verfahren, die bis Ende 2027 läuft, endet dann in ihrer bisherigen Form.

Dauerhaft ausgenommen bleiben:

  • Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen (empfangen müssen sie trotzdem)
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
  • Fahrausweise
  • bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
  • Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist beim Ausstellen also nicht betroffen. Sobald aber ein Teil der Kunden Unternehmen sind, gilt die Pflicht für genau diese Rechnungen. Ein Friseursalon mit Firmenkunden für Gutscheine oder eine Trainerin, die Workshops für Unternehmen abrechnet, brauchen deshalb trotzdem einen Prozess.

Drei Stufen, drei Fragen. Kann ich empfangen? Muss ich 2027 ausstellen? Bin ich 2028 bereit? Die erste Frage solltest du heute schon mit Ja beantworten können. Die zweite entscheidet dein Umsatz 2026. Die dritte betrifft praktisch alle.

Wenn du möchtest, prüfen wir deine Umsatzzahlen gemeinsam und klären, welche Stufe für dich gilt. Das ist eine kurze Rechnung mit großer Wirkung auf deine Planung.

Einen ersten Überblick gibt dir der E-Rechnung-Check: Bist du startklar?.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Das häufigste Missverständnis zur E-Rechnung in der Praxis klingt harmlos: „Wir verschicken doch längst alles digital.“ Gemeint ist meist ein PDF, das per Mail rausgeht. Digital ist das. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist es nicht.

Der Unterschied liegt nicht im Versandweg, sondern im Inhalt der Datei. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne menschliches Zutun lesen und verarbeiten kann. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz, Bankverbindung: Jede Angabe steht in einem fest definierten Feld. Ein PDF dagegen ist ein Bild von einer Rechnung. Ein Mensch kann es lesen. Eine Buchhaltungssoftware muss raten.

Genau das ist der Zweck der Reform. Der Gesetzgeber will Rechnungen, die automatisch geprüft, gebucht und langfristig auch an die Finanzverwaltung gemeldet werden können. Das Bild reicht dafür nicht. Die Daten schon.

Die Norm dahinter: EN 16931

Welche Datei als E-Rechnung gilt, legt die europäische Norm EN 16931 fest. Sie definiert, welche Angaben in welcher Struktur enthalten sein müssen. Jedes Format, das dieser Norm entspricht, erfüllt die Anforderungen. Daneben sind andere Formate zulässig, wenn Rechnungsaussteller und Empfänger sich darauf einigen und die Daten verlustfrei in ein normkonformes Format überführt werden können. Das betrifft vor allem EDI-Verbindungen zwischen größeren Geschäftspartnern.

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen laufen alle Wege auf zwei Formate hinaus.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei Wege, eine Norm

XRechnung ist ein reines XML-Format. Die Datei enthält nur Daten, kein Rechnungsbild. Öffnest du sie ohne passende Software, siehst du Programmcode. Die XRechnung ist der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) und wird dort oft mit einer sogenannten Leitweg-ID verlangt.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Die Datei ist ein PDF, in das ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten im Hintergrund. Das französische Gegenstück heißt Factur-X und ist technisch weitgehend identisch.

Bei ZUGFeRD gibt es eine Einschränkung, die oft übersehen wird. Nicht jede Variante zählt. ZUGFeRD arbeitet mit Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht und gelten deshalb nicht als E-Rechnung. Zulässig sind ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen ab BASIC aufwärts, in der Praxis meist EN 16931 (früher COMFORT) oder EXTENDED.

Welches Format passt? Das hängt weniger von dir ab als von deinen Kunden.

  • Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung.
  • Große Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung akzeptieren meist beide Formate, manche geben eines vor.
  • Mittelständische Kunden und Handwerksbetriebe kommen mit ZUGFeRD oft besser zurecht, weil die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesbar bleibt.

Wer XRechnung wählt, bekommt maximale Maschinenlesbarkeit und nimmt in Kauf, dass manche Empfänger die Datei nicht direkt öffnen können. Wer ZUGFeRD wählt, bekommt Lesbarkeit für Mensch und Maschine und muss darauf achten, dass Bild und Daten übereinstimmen. Gängige Rechnungsprogramme, etwa Lexware Office, erstellen beide Formate. Die Entscheidung ist also meist eine Einstellung, keine Investition.

Wie das konkret aussieht, zeigt die Anleitung E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt durch Lexware Office.

Warum ein PDF per Mail keine E-Rechnung ist

Das Gesetz kennt seit 2025 zwei Kategorien: die E-Rechnung und die „sonstige Rechnung“. Zur sonstigen Rechnung gehören Papier, ein einfaches PDF, ein eingescanntes Dokument, ein Word-Export oder ein Foto. Alles, was nicht strukturiert nach der Norm aufgebaut ist.

Bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen beim Ausstellen noch zulässig, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Danach erfüllt eine PDF-Rechnung an einen Geschäftskunden die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Sie ist dann formal keine ordnungsgemäße Rechnung. Welche Folgen das für deinen Kunden und damit für deine Zahlungseingänge hat, zeigt Kapitel 3.

Bei ZUGFeRD zählt die XML, nicht das Bild

Das Hybridformat hat eine Falle. Was passiert, wenn das sichtbare PDF etwas anderes zeigt als der eingebettete Datensatz?

Die Finanzverwaltung hat das im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 eindeutig beantwortet: Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Das PDF dient nur der Darstellung. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt die XML.

Vereinfachtes Beispiel: Eine Handwerkerin korrigiert eine Rechnung kurz vor dem Versand. Sie ändert den Betrag im PDF mit einem Bearbeitungsprogramm von 4.200 Euro auf 4.020 Euro netto, weil ein Rabatt vergessen wurde. Der eingebettete Datensatz bleibt unverändert. Ihr Kunde sieht auf dem Bildschirm 4.020 Euro. Seine Software liest 4.200 Euro und bucht diesen Betrag. Die Rechnung ist widersprüchlich, und maßgeblich ist der höhere Betrag im Datensatz.

Daraus folgt eine einfache Regel für deinen Alltag: Rechnungen werden in der Software korrigiert, nie im fertigen PDF. Wer eine E-Rechnung nachträglich „von Hand“ ändert, beschädigt genau den Teil, auf den es rechtlich ankommt.

Format, Profil, Datensatz. Drei Begriffe, die bis vor Kurzem nur IT-Abteilungen kannten. Ab 2027 entscheiden sie mit darüber, ob deine Rechnung bezahlt oder zurückgeschickt wird.

Das eigentliche Risiko: Vorsteuerabzug und Fehlerarten

Die E-Rechnung wird oft als IT-Thema behandelt. Ihre Wirkung ist aber eine finanzielle. Der Kern steckt in einem Mechanismus, der schon immer galt und jetzt eine neue Bedeutung bekommt: Vorsteuer darfst du nur abziehen, wenn dir eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Ab dem Zeitpunkt, ab dem dein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, gehört das richtige Format zur Ordnungsmäßigkeit. Eine PDF-Rechnung, die eigentlich eine E-Rechnung hätte sein müssen, ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Sie ist eine „sonstige Rechnung“ zur falschen Zeit. Die Folge trifft nicht den Aussteller zuerst, sondern dich als Empfängerin oder Empfänger: Der Vorsteuerabzug steht auf dem Spiel.

Die Formatfrage ist also eine Liquiditätsfrage. Und eine Prüffrage. Und eine Frage der Zusammenarbeit mit deinen Lieferanten.

Formatfehler, Regelfehler, Inhaltsfehler

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern. Die Unterscheidung ist nützlich, weil jede Fehlerart an einer anderen Stelle im Prozess entsteht und anders aufgefangen wird.

1. Formatfehler (Syntax). Die Datei entspricht technisch nicht dem vorgeschriebenen Format. Beispiele: ein einfaches PDF statt ZUGFeRD, ein ZUGFeRD-Profil, das die Norm nicht erfüllt, oder eine beschädigte XML. Nach Ablauf der Übergangsfristen führt ein solcher Fehler dazu, dass keine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt. Der Vorsteuerabzug ist damit ausgeschlossen, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.

2. Geschäftsregelfehler (Semantik). Die Datei ist technisch lesbar, aber die Angaben passen nicht zusammen. Zum Beispiel stimmt die Summe der Positionen nicht mit dem Gesamtbetrag überein, oder ein Pflichtfeld der Norm ist leer. Solche Fehler können den Vorsteuerabzug ausschließen, wenn die Angaben dadurch widersprüchlich oder unvollständig sind.

3. Inhaltsfehler. Die Datei ist formal korrekt, aber eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. Falsche Steuernummer, fehlendes Leistungsdatum, falscher Steuersatz. Diese Fehler kennst du schon von der Papierrechnung. Sie wirken genauso: Ohne korrekte Angaben kein Vorsteuerabzug.

Die Reihenfolge ist kein Zufall. Formatfehler erkennt eine Software in Sekunden. Regelfehler erkennt eine Validierung. Inhaltsfehler erkennt nur, wer die Rechnung fachlich prüft. Je weiter hinten der Fehler liegt, desto mehr menschliche Aufmerksamkeit braucht er.

Eine Zusammenfassung des Schreibens bietet die IHK Köln.

Rechnungsberichtigung im richtigen Format

Fehler passieren. Entscheidend ist, wie sie korrigiert werden. Auch hier hat die Finanzverwaltung eine klare Linie gezogen: Eine Berichtigung erfolgt im gleichen Rechnungstyp. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Korrektur eine E-Rechnung sein. Ein PDF mit dem Vermerk „korrigiert“ reicht nicht.

Beide Dokumente, die ursprüngliche und die berichtigte Rechnung, bleiben aufbewahrungspflichtig. Wer die fehlerhafte Rechnung löscht, weil sie „ja falsch war“, schafft eine Lücke in der Dokumentation.

Ob eine Berichtigung steuerlich auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirkt, hängt davon ab, welche Angaben die erste Rechnung schon enthielt. Das ist eine Einzelfallfrage für deine Steuerkanzlei. Für die Praxis gilt: Je früher ein Fehler auffällt, desto kleiner ist das Problem.

Vereinfachtes Beispiel: Was ein verlorener Vorsteuerabzug für die Liquidität bedeutet

Ein Handelsunternehmen bezieht seine Ware überwiegend von einem Großhändler. Der Großhändler liegt über der Umsatzgrenze und ist ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet. Seine Rechnungen kommen 2027 trotzdem weiter als einfaches PDF, weil die Umstellung dort intern hängt. Im Unternehmen fällt das niemandem auf. Die PDFs landen wie immer im Postfach, werden gebucht und bezahlt.

Die Zahlen (vereinfacht):

  • 12 Monatsrechnungen zu je 23.800 Euro brutto
  • darin jeweils 3.800 Euro Umsatzsteuer
  • gezogene Vorsteuer im Jahr 2027: 45.600 Euro

Bei einer Betriebsprüfung einige Jahre später werden diese Rechnungen beanstandet. Wenn keine korrekten E-Rechnungen nachgereicht werden können, ist die Vorsteuer zurückzuzahlen, zuzüglich Zinsen auf die Nachzahlung. Das Geld ist dann längst ausgegeben. Der Großhändler muss erst erreicht, die Rechnungen müssen erst neu ausgestellt werden.

45.600 Euro sind keine Formalie. Sie sind ein Monatsumsatz, eine Investition oder die Rücklage für das nächste Steuerjahr. Und sie hängen an einer Frage, die beim Rechnungseingang in drei Sekunden beantwortet wäre: Ist das eine E-Rechnung oder nicht?

Die Kehrseite gilt auch für dich als Rechnungsstellerin oder Rechnungssteller. Wenn deine Kunden ihre Eingangsrechnungen prüfen (und größere Kunden tun das), kommen fehlerhafte Rechnungen zurück. Die Zahlung verschiebt sich, bis die korrigierte Fassung da ist. Bei knapper Liquidität ist das ein spürbarer Unterschied.

Wie du solche Lücken vorausplanst, liest du in Liquidität sichern als Selbstständige.

Prüfaufwand gegen Risiko: die eigentliche Abwägung

Bleibt die Frage, wie viel Prüfung angemessen ist. Die Finanzverwaltung rät dringend zu einer technischen Validierung eingehender E-Rechnungen und empfiehlt, das Prüfergebnis zu dokumentieren und aufzubewahren. Viele Buchhaltungsprogramme erledigen das automatisch beim Import.

Die Abwägung sieht so aus: Wenn du eine automatische Validierung nutzt, akzeptierst du einen einmaligen Einrichtungsaufwand und vielleicht eine Softwaregebühr. Dafür fallen Format- und Regelfehler sofort auf, solange der Lieferant noch erreichbar und die Korrektur einfach ist. Wenn du darauf verzichtest, sparst du heute ein paar Stunden und trägst das Risiko bis zur nächsten Betriebsprüfung mit.

Bei wenigen Eingangsrechnungen im Monat kann eine Sichtprüfung mit einem kostenlosen Viewer reichen. Ab einer zweistelligen Zahl von Lieferanten lohnt sich die Automatik fast immer. Nicht wegen der Technik. Wegen des Geldes, das an jeder einzelnen Rechnung hängt.

E-Rechnung im Alltag: Eingang, Ausgang, Archiv

Rechtliche Vorgaben werden erst im Alltag wirksam. Für die E-Rechnung in der Praxis heißt das: Die Frage ist nicht, ob du die Fristen kennst, sondern was mit einer Rechnung passiert, nachdem sie im Postfach gelandet ist oder deine Software verlassen hat. An drei Stellen entstehen in der Praxis die meisten Brüche: beim Eingang, beim Ausgang und bei der Archivierung.

Ein typisches Bild aus vielen Büros: Ein Mail-Postfach für alles, ein Drucker daneben, ein Ordner für die Steuerkanzlei. Mit Papier und PDF hat das funktioniert. Mit der E-Rechnung wird genau dieser Ablauf zum Risiko.

Rechnungseingang: Postfach, Prüfung, Buchung

Für den Empfang reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Das ist die Mindestanforderung. Für einen sauberen Prozess brauchst du drei Dinge mehr.

Eine feste Eingangsadresse. Wenn Rechnungen an fünf verschiedene Postfächer gehen, an das der Geschäftsführung, des Vertriebs und an private Adressen, geht etwas verloren. Eine eigene Adresse, etwa rechnungen@deinunternehmen.de, die du allen Lieferanten mitteilst, bündelt den Eingang. Das ist eine Stunde Arbeit mit großer Wirkung.

Ein Werkzeug zum Lesen. Eine XRechnung ohne Software zu öffnen, bringt nichts. Du brauchst entweder ein Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen importiert und darstellt, oder einen Viewer. Viele Programme, etwa Lexware Office, lesen E-Rechnungen direkt ein und übernehmen die Daten in die Buchung. Das spart Abtippen und senkt die Fehlerquote.

Eine Prüfroutine. Wie in Kapitel 3 beschrieben: Ist es eine E-Rechnung im richtigen Format? Stimmen die Angaben? Passt die Rechnung zur Bestellung und zur Leistung? Die ersten beiden Fragen beantwortet die Software. Die dritte bleibt deine Aufgabe oder die deiner vorbereitenden Buchhaltung.

Daraus ergibt sich eine einfache Reihenfolge: Eingang bündeln, Datei maschinell prüfen, fachlich freigeben, buchen, archivieren. Wer einen Schritt überspringt, verschiebt das Problem nach hinten.

Was dazugehört, erklärt der Beitrag Vorbereitende Buchhaltung 2026: Was dazugehört und was nicht.

Rechnungsausgang: Software, Stammdaten, Kundenwünsche

Beim Ausgang ist die Technik meist das kleinere Thema. Gängige Rechnungsprogramme erstellen XRechnung und ZUGFeRD, oft mit wenigen Klicks. Kritischer sind die Daten, die in die Rechnung hineinlaufen.

Eine E-Rechnung ist so gut wie ihre Stammdaten. Fehlt beim Kunden die Adresse in der richtigen Struktur, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer veraltet oder fehlt eine Bestellnummer, die der Kunde zwingend braucht, scheitert die Rechnung beim Empfänger. Öffentliche Auftraggeber verlangen zusätzlich eine Leitweg-ID. Manche Unternehmen verlangen eine eigene Käuferreferenz, ohne die ihre Software die Rechnung nicht zuordnen kann.

Deshalb lohnt sich vor der Umstellung eine kurze Abfrage bei deinen wichtigsten Geschäftskunden:

  • Welches Format bevorzugt ihr, XRechnung oder ZUGFeRD?
  • An welche Adresse sollen Rechnungen gehen?
  • Welche Referenzen oder Bestellnummern müssen enthalten sein?

Drei Fragen, eine Mail, eine Antwort pro Kunde. Damit vermeidest du den Großteil der Rückläufer im ersten Jahr.

Auch hier gibt es einen Trade-off. Wenn du nur noch ein Format verschicken möchtest, sparst du Aufwand in der Software und akzeptierst, dass einzelne Kunden nachfragen. Wenn du jedem Kunden sein Wunschformat lieferst, steigt der Pflegeaufwand in den Stammdaten, dafür kommen weniger Rechnungen zurück. Bei überwiegend kleinen Geschäftskunden reicht ZUGFeRD meist aus. Bei Behörden und Konzernen führt kaum ein Weg an der XRechnung vorbei.

Unterstützung bei der Einrichtung findest du in der Lexware Office Hilfe.

Archivierung nach GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Archivierung ist der Bereich, in dem die meisten Unternehmen unbemerkt Fehler machen. Der Grund ist ein alter Reflex: ausdrucken und abheften.

Bei einer E-Rechnung ist der Ausdruck kein Original. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Und zwar unverändert, vollständig und lesbar, für die gesamte Aufbewahrungsfrist. Für Buchungsbelege wie Rechnungen beträgt diese Frist seit 2025 acht Jahre. Wer die XML löscht und nur den Ausdruck aufbewahrt, hat formal keinen Beleg mehr.

Die Grundsätze dafür stehen in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden können und dass jederzeit nachvollziehbar ist, was mit einem Beleg passiert ist.

Die aktuelle Fassung findest du im BMF-Schreiben zur Änderung der GoBD vom 14.07.2025.

Vereinfachtes Beispiel: Eine Beraterin erhält ihre Eingangsrechnungen seit 2025 teilweise als XRechnung. Weil sie die Dateien nicht öffnen kann, lässt sie sich vom Lieferanten zusätzlich ein PDF schicken. Das PDF legt sie ab, die XML-Dateien bleiben im Mail-Postfach. Zwei Jahre später wechselt sie den Mail-Anbieter. Das alte Postfach wird gelöscht. Damit sind die eigentlichen Belege weg, obwohl im Ordner scheinbar alles vollständig ist.

Hier wird die Verfahrensdokumentation wichtig. Sie beschreibt, wie in deinem Unternehmen Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Wer macht was, mit welcher Software, wo landet die Datei? Das klingt nach Bürokratie. In der Praxis ist es eine Seite, vielleicht zwei, die bei einer Betriebsprüfung viele Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden. Und sie zwingt dich, den eigenen Ablauf einmal zu Ende zu denken.

Eingang, Ausgang, Archiv. Drei Stationen, an denen eine Rechnung entweder sauber durchläuft oder hängen bleibt. Die Software übernimmt einen großen Teil. Die Entscheidung, wie der Ablauf aussieht, übernimmt sie nicht.

Dein Fahrplan bis 2028: 7 Schritte

Die Fristen stehen, die Mechanik ist klar. Bleibt für die E-Rechnung in der Praxis die Frage nach der Reihenfolge. Die folgenden sieben Schritte bauen aufeinander auf. Wer 2027 schon betroffen ist, erledigt sie bis Jahresende 2026. Wer erst 2028 ausstellen muss, hat 2027 Zeit, sollte aber die ersten drei Schritte trotzdem jetzt angehen. Denn der Empfang gilt längst für alle.

Die 7 Schritte

1. Umsatz 2026 hochrechnen und Stufe bestimmen.
Nimm deine aktuelle BWA und rechne den Gesamtumsatz bis Jahresende hoch. Liegt er über 800.000 Euro, greift für dich die E-Rechnungspflicht 2027 ab dem 01.01.2027. Liegt er knapp darunter, plane trotzdem mit 2027. Eine Hochrechnung dauert eine halbe Stunde und entscheidet über deinen gesamten Zeitplan.

2. Bestandsaufnahme machen.
Wie viele Rechnungen schreibst du im Monat, und an wen? Wie viele erhältst du, und von wem? Trenne deine Kunden in Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und Privatkunden. Prüfe, ob Ausnahmen greifen, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder steuerfreie Umsätze. Erst danach weißt du, wie groß das Thema für dich wirklich ist.

3. Den Empfang sichern.
Richte eine zentrale Eingangsadresse ein und teile sie allen Lieferanten mit. Sorge dafür, dass du E-Rechnungen lesen und prüfen kannst, über dein Buchhaltungsprogramm oder einen Viewer. Dieser Schritt ist seit 2025 Pflicht und für niemanden optional.

4. Die Software entscheiden.
Prüfe, ob dein aktuelles Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD erstellen und eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann. Kläre mit deiner Steuerkanzlei, wie die Daten dorthin gelangen. Ein Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn das bestehende Programm eine dieser Funktionen nicht bietet.

5. Kunden abfragen und Stammdaten bereinigen.
Frag deine wichtigsten Geschäftskunden nach Format, Rechnungsadresse und Pflichtreferenzen. Pflege die Antworten in die Stammdaten ein. Prüfe dabei Adressen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Saubere Stammdaten sind die halbe E-Rechnung.

6. Einen Testlauf machen.
Schicke vor Pflichtbeginn einige echte Rechnungen als E-Rechnung an zwei oder drei Kunden, die mitmachen. Seit 2025 brauchst du dafür keine Zustimmung des Empfängers mehr. Hol dir Rückmeldung, ob die Rechnungen sauber angekommen und verarbeitet worden sind. Fehler, die jetzt auffallen, kosten nichts.

7. Archiv und Verfahrensdokumentation festlegen.
Lege fest, wo die XML-Dateien unverändert gespeichert werden, und schreibe den Ablauf vom Eingang bis zur Archivierung in einer kurzen Verfahrensdokumentation auf. Stimme sie mit deiner Steuerkanzlei ab. Damit ist der Prozess nicht nur eingerichtet, sondern nachweisbar.

Wo du heute stehst, prüfst du mit dem E-Rechnung-Check.

Wann sich eine frühe Umstellung lohnt und wann nicht

Niemand verlangt, dass du heute schon E-Rechnungen ausstellst. Die Frage ist, ob es sich trotzdem rechnet.

Eine frühe Umstellung lohnt sich, wenn:

  • du viele Geschäftskunden hast, besonders größere Unternehmen, die schon automatisiert verarbeiten
  • du viele Eingangsrechnungen hast und die automatische Übernahme Buchungszeit spart
  • dein Umsatz in der Nähe der 800.000-Euro-Grenze liegt oder wächst
  • Kunden bereits nach E-Rechnungen fragen

Sie lohnt sich weniger, wenn:

  • du nur wenige Rechnungen im Monat an Unternehmen schreibst
  • du überwiegend an Privatkunden verkaufst
  • du Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer bist und nur empfangen musst

Die Abwägung ist schlicht. Wenn du früh umstellst, investierst du jetzt Zeit und lernst in einer Phase, in der Fehler noch keine steuerlichen Folgen haben. Wenn du wartest, schonst du heute deine Kapazität und nimmst in Kauf, dass die Umstellung später unter Zeitdruck passiert. In einem Jahr, in dem du ohnehin den Jahresabschluss, die Planung und das Tagesgeschäft stemmst.

Eine Umstellung im Herbst ist ein Projekt. Eine Umstellung im Dezember ist eine Notlösung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Praxis

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

Welcher Umsatz zählt für die E-Rechnungspflicht 2027?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 2027 entscheidet also der Umsatz des Jahres 2026. Wer 2026 in der Nähe der Grenze liegt, sollte vorsorglich mit einer Umstellung zum 01.01.2027 planen. Eine Hochrechnung auf Basis der aktuellen BWA zeigt früh, welche Stufe gilt.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch lesen kann. Eine PDF-Rechnung ist dagegen nur ein Bild einer Rechnung und gilt rechtlich als sonstige Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen erfüllt ein einfaches PDF im B2B-Geschäft die Anforderungen nicht mehr. Zulässige Formate sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Welche Folgen hat eine fehlerhafte E-Rechnung für den Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung und liegt nur ein PDF oder ein fehlerhafter Datensatz vor, kann der Vorsteuerabzug ausgeschlossen sein, bis eine korrekte Rechnung vorliegt. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet dabei Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Eine technische Prüfung beim Rechnungseingang senkt dieses Risiko deutlich.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Rechnungen an Privatkunden fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht. Für Rechnungen an Geschäftskunden gilt sie dennoch.

Wie muss ich E-Rechnungen archivieren?

Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Sie muss unverändert, vollständig und lesbar bleiben, für die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Eine kurze Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Rechnungen in deinem Unternehmen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.

Was gilt bei ZUGFeRD, wenn PDF und Datensatz voneinander abweichen?

Bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Datensatz maßgeblich, das PDF dient nur der Darstellung. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt der Inhalt der XML. Korrekturen gehören deshalb immer in die Rechnungssoftware und nie in das fertige PDF. Eine Berichtigung muss bei bestehender Pflicht ebenfalls als E-Rechnung erfolgen.

Fazit: Die E-Rechnung ist eine Prozessentscheidung

Die E-Rechnung in der Praxis entscheidet sich nicht an der Software, sondern an drei Fragen: Weißt du, ab wann die Pflicht für dich gilt? Läuft dein Rechnungseingang so, dass Formatfehler auffallen, bevor sie Vorsteuer kosten? Und werden die XML-Dateien so archiviert, dass sie in acht Jahren noch vollständig vorhanden sind?

Wer diese Fragen heute beantwortet, hat 2027 und 2028 kein Problem, sondern einen schlankeren Ablauf. Weniger Abtippen, weniger Rückfragen, schnellere Zahlungseingänge. Wer sie aufschiebt, bekommt dieselben Fragen später gestellt, nur mit Frist und mit Folgen.

Der erste Schritt ist klein: Hochrechnung 2026 machen, Stufe bestimmen, Empfang prüfen. Alles Weitere folgt aus dieser Zahlenbasis.

Ich begleite Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, ihre Zahlen und Abläufe so aufzustellen, dass Entscheidungen auf einer sauberen Grundlage stehen. Die E-Rechnung ist dafür ein gutes Beispiel: Sie ist Pflicht, aber richtig eingerichtet auch eine Gelegenheit, den eigenen Rechnungsprozess einmal vollständig durchzudenken.

Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:

Buchhaltungsunterstützung
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