Ein Ordner mit 43 Belegen, ein Laptop für 1.400 Euro und eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... von einem amerikanischen Software-Anbieter, auf der weder Steuernummer noch UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More stehen. Die Unternehmerin, die mir das im Frühjahr auf den Tisch gelegt hat, war überzeugt: „Das ziehe ich alles ab.” Am Ende waren es 38 Belege. Die restlichen fünf hat das Finanzamt nicht anerkannt, weil die Rechnungen formal unvollständig waren.
VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More Selbständige: hinter dem Stichwort steckt eine Regel, die viele unterschätzen. Der Vorsteuerabzug hängt an der RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn..., und er hängt an vier Voraussetzungen, die alle gleichzeitig erfüllt sein müssen. Ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst war, ist dabei nur eine davon.
Dieser Artikel zeigt dir, wann du Vorsteuer ziehen darfst, woran der Abzug in der Praxis scheitert, welche Fristen dir sonst durchrutschen und wie du das Ganze so aufsetzt, dass du im JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More keine Überraschungen hast.
Was Vorsteuer wirtschaftlich bedeutet
Die Umsatzsteuer ist für dich ein durchlaufender Posten. Du kassierst sie von deinen Kunden, du zahlst sie beim Einkauf, und am Ende überweist du dem Finanzamt die Differenz. Die UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More, die dir andere Unternehmen in RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... stellen, heißt aus deiner Sicht VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More. Sie mindert deine Zahllast.
Ein vereinfachtes Beispiel. Du stellst in einem Quartal 30.000 Euro netto in RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... und weist darauf 5.700 Euro UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More aus. Im selben Quartal kaufst du für 8.000 Euro netto ein und zahlst darauf 1.520 Euro VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More. An das Finanzamt gehen 4.180 Euro. Die 1.520 Euro hast du bereits beim Lieferanten bezahlt, das Finanzamt rechnet sie dir an.
Der wirtschaftliche Effekt liegt in der LiquiditätDie Fähigkeit, jederzeit fällige Zahlungen leisten zu können.... Wenn du regelbesteuert bist, kostet dich ein Laptop für 1.400 Euro brutto tatsächlich 1.176,47 Euro. Die 223,53 Euro UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More holst du dir über die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück. Für deine Investitionsrechnung heißt das: Du kalkulierst netto. Wer brutto denkt, überschätzt seine Kosten systematisch und trifft Investitionsentscheidungen auf einer falschen Basis.
Der Effekt hat eine Kehrseite, die in der Praxis öfter weh tut. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem du die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... bezahlst, und dem Zeitpunkt, an dem das Geld vom Finanzamt zurückkommt, können bei vierteljährlicher Voranmeldung vier Monate liegen. Bei einer Anschaffung über 20.000 Euro sind das rund 3.800 Euro, die so lange gebunden sind. Die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More ist also sicher, aber sie ist nicht sofort da. Das gehört in deine Liquiditätsplanung.
Und noch etwas: VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More senkt deine Umsatzsteuer-Zahllast. Auf deinen Gewinn wirkt sie nicht. Wenn du in der BWA einen Investitionseffekt suchst, findest du ihn bei der Abschreibung, nicht hier.
Vorsteuer Selbständige: die vier Voraussetzungen für den Abzug
§ 15 Umsatzsteuergesetz nennt die Bedingungen. Sie müssen kumulativ vorliegen, also alle vier gleichzeitig.
Erstens: Du bist Unternehmerin oder Unternehmer und unterliegst der Regelbesteuerung. Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben keinen Vorsteuerabzug. Dazu weiter unten mehr, weil daran eine echte Entscheidung hängt.
Zweitens: Die Leistung stammt von einem anderen Unternehmer und ist für dein Unternehmen bestimmt. Der Privatkauf eines Schreibtischs bei einer Privatperson über Kleinanzeigen bringt dir keine VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More, weil der Verkäufer keine UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More ausweisen darf. Kein Ausweis, kein Abzug.
Drittens: Dir liegt eine ordnungsgemäße Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG vor. Das ist die Hürde, an der die meisten Abzüge in der Betriebsprüfung kippen. Details im nächsten Kapitel.
Viertens: Es greift kein Ausschlussgrund. Davon gibt es drei relevante:
- Steuerfreie Ausgangsumsätze (§ 15 Abs. 2 UStG). Wer steuerfreie Leistungen erbringt, etwa als Heilpraktikerin, als Dozentin mit Bescheinigung nach § 4 Nr. 21 UStG oder als Versicherungsvermittler, hat für die zugehörigen Eingangsleistungen keinen Vorsteuerabzug. Wer gemischt arbeitet, muss die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More nach § 15 Abs. 4 UStG aufteilen. Das ist der Punkt, an dem Beratungsbedarf entsteht, weil der Aufteilungsschlüssel begründet und dokumentiert sein muss.
- Aufwendungen mit ertragsteuerlichem Abzugsverbot (§ 15 Abs. 1a UStG). Praktisch relevant sind Geschenke an Geschäftspartner: Bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr ist die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More abziehbar, darüber komplett gestrichen. Bewirtungskosten sind die Ausnahme in der Ausnahme. Ertragsteuerlich darfst du 70 Prozent absetzen, umsatzsteuerlich bekommst du die volle VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More, sofern die Kosten angemessen und ordentlich nachgewiesen sind.
- Unternehmerische Nutzung unter 10 Prozent. Nutzt du einen Gegenstand zu weniger als einem Zehntel für dein Unternehmen, gilt er umsatzsteuerlich als privat. VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More: null.
Ein anonymisiertes Beispiel aus der Praxis. Eine Physiotherapeutin mit eigener Praxis rechnet Heilbehandlungen steuerfrei ab und verkauft zusätzlich Faszienrollen und Trainingspläne, also steuerpflichtige Umsätze. Für die Praxiseinrichtung besteht kein voller Vorsteuerabzug. Für den Wareneinkauf schon. Für die Miete und den Strom gilt eine Aufteilung. Ohne saubere Trennung in der Buchhaltung ist dieser Fall in der Prüfung nicht zu verteidigen.
Daran hängt eine Entscheidung, die du bewusst treffen solltest: Wenn du einen steuerpflichtigen Nebenzweig aufbaust, holst du dir anteilige VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More zurück. Du handelst dir dafür Aufteilungspflichten, Aufzeichnungspflichten und einen höheren Buchhaltungsaufwand ein. Bei kleinen Nebenumsätzen steht der Aufwand oft in keinem Verhältnis zum Rückfluss.
Warum die Rechnung über alles entscheidet
Der Vorsteuerabzug ist an ein Dokument gebunden. Ohne die richtigen Angaben auf dem Papier hilft dir die schönste betriebliche Veranlassung nicht.
Eine Eingangsrechnung über mehr als 250 Euro braucht nach § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also deine korrekte Firmierung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen
- Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift”
Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie kommt mit vier Angaben aus: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Dein Name muss nicht darauf stehen. Das ist der Grund, warum Tankquittungen und Restaurantbelege in der Regel unproblematisch sind.
Wenn eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... fehlerhaft ist, ist der Abzug noch nicht verloren. Eine Berichtigung kann auf den Zeitpunkt der ursprünglichen RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... zurückwirken, sodass keine Nachzahlungszinsen nach § 233a AO anfallen. Das setzt allerdings voraus, dass das Ursprungsdokument fünf Kernangaben enthält: Aussteller, Leistungsempfänger, eine hinreichende Leistungsbeschreibung, das Entgelt und die gesondert ausgewiesene UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More. Fehlt der offene Steuerausweis, hilft keine Berichtigung. Das BMF hat diese Linie 2020 bestätigt.
Praktische Konsequenz: Prüfe Eingangsrechnungen sofort, nicht erst im Dezember. Eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn..., die du im Juli reklamierst, korrigiert dir der Lieferant in zwei Tagen. Eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... aus dem Vorjahr, deren Aussteller inzwischen insolvent ist, korrigiert dir niemand mehr.
E-Rechnung: was seit 2025 gilt und was 2027 kommt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Wichtig für das Verständnis: Ein PDF ist keine E-RechnungEine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten el... More. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Für das Ausstellen laufen die Übergangsfristen weiter. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Dauerhaft ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Kleinunternehmer und der gesamte B2C-Bereich. Wie das konkret umzusetzen ist, habe ich in der Übersicht zur E-Rechnung für Selbstständige zusammengestellt.
Ab 2028 kommt außerdem eine neue Pflichtangabe: Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert, muss den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten” auf die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... setzen. Für dich als Empfänger heißt das ab diesem Zeitpunkt, dass du die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More aus einer solchen RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... erst ziehen darfst, wenn du bezahlt hast. Das ist eine Änderung mit spürbarem Liquiditätseffekt, und sie kommt früher, als es sich anfühlt.
Gemischte Nutzung, 10-Prozent-Grenze und die Frist zum 31. Juli
Bei Gegenständen, die du sowohl unternehmerisch als auch privat nutzt, entsteht ein Wahlrecht. Du kannst den Gegenstand vollständig deinem Unternehmen zuordnen, vollständig dem Privatvermögen oder anteilig. Die Zuordnung entscheidet über die Höhe des Vorsteuerabzugs.
Voraussetzung ist immer die 10-Prozent-Schwelle. Unter zehn Prozent unternehmerischer Nutzung ist eine Zuordnung ausgeschlossen.
Der Punkt, an dem viele Selbständige Geld verlieren, ist die Frist. Die Zuordnungsentscheidung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres nach außen erkennbar dokumentiert sein. Diese Frist ist nicht verlängerbar, auch dann nicht, wenn dein Steuerberater eine Fristverlängerung für die Steuererklärung hat. Der BFH hat 2022 immerhin entschieden, dass keine ausdrückliche Mitteilung ans Finanzamt nötig ist, sofern objektive Beweisanzeichen innerhalb der Frist vorliegen. Als Beweisanzeichen gelten der Kauf unter der Firmierung, eine betriebliche Versicherung, die Erfassung in der Buchhaltung oder ein entsprechender Vorsteuerabzug in der Voranmeldung.
Der sicherste Weg bleibt trotzdem der einfachste: Zieh die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More in der Voranmeldung des Anschaffungsquartals. Damit ist die Zuordnung dokumentiert und die Frist erledigt.
Ein vereinfachtes Beispiel. Du kaufst im September einen Firmenwagen für 35.700 Euro brutto und nutzt ihn zu 70 Prozent betrieblich. Ordnest du ihn vollständig dem Unternehmen zu, ziehst du die vollen 5.700 Euro VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More und versteuerst die Privatnutzung laufend als unentgeltliche Wertabgabe. Ordnest du ihn zu 70 Prozent zu, ziehst du 3.990 Euro und hast keine laufende Versteuerung. Die erste Variante bringt mehr LiquiditätDie Fähigkeit, jederzeit fällige Zahlungen leisten zu können... am Anfang, die zweite weniger Verwaltungsaufwand über die Jahre. Beides ist zulässig, und beides ist eine Entscheidung, die du vor dem 31. Juli des Folgejahres treffen musst.
Bleibt § 15a UStG. Ändert sich die Nutzung eines Wirtschaftsguts innerhalb des Berichtigungszeitraums erheblich, wird die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More anteilig korrigiert. Der Zeitraum beträgt fünf Jahre bei beweglichen Wirtschaftsgütern und zehn Jahre bei Grundstücken und Gebäuden. Unterhalb von 1.000 Euro VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More je Wirtschaftsgut greift eine Bagatellgrenze. Wer eine Maschine nach zwei Jahren ins Privatvermögen entnimmt oder eine gewerblich vermietete Immobilie plötzlich steuerfrei vermietet, bekommt hier eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn..., mit der niemand gerechnet hat.
Kleinunternehmerregelung: wann der Verzicht sich rechnet
Seit 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG die Grenzen von 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer darunter bleibt, weist keine UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More aus und hat im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug. Überschreitest du die 100.000 Euro unterjährig, greift die Regelbesteuerung ab genau dem Umsatz, der die Grenze reißt.
Der Verzicht auf die KleinunternehmerregelungDie Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Selbststä... More, also die Option zur Regelbesteuerung, bindet dich fünf Kalenderjahre. Das ist keine Entscheidung für ein Quartal.
Wann sich der Verzicht rechnet:
- Deine Kunden sind überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen. Dann ist dein Bruttopreis für sie irrelevant, und du gewinnst den Vorsteuerabzug ohne Preisnachteil.
- Du stehst vor größeren Investitionen. Praxiseinrichtung, Fahrzeug, Maschinenpark, Ladenausbau. Bei 40.000 Euro netto Investitionsvolumen sind 7.600 Euro VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More im Spiel.
- Du hast hohe laufende Kosten mit UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More, etwa Wareneinkauf, Software-Abos oder Fremdleistungen.
Wann er sich nicht rechnet:
- Deine Kunden sind Privatpersonen. Dann wird dein Angebot durch die UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More real teurer oder deine Marge sinkt um den Steuerbetrag.
- Deine Kostenstruktur ist personallastig oder besteht aus umsatzsteuerfreien Positionen wie Miete ohne Option, Versicherungen und Personal. Da ist wenig VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More zu holen.
- Der zusätzliche Aufwand aus Voranmeldungen, Buchhaltung und Rechnungsprüfung wiegt den Rückfluss nicht auf.
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel für eine Coachin mit 60.000 Euro Umsatz, davon 80 Prozent an Firmenkunden, mit geplanter InvestitionDer gezielte Einsatz von Kapital, um langfristig Nutzen oder... von 12.000 Euro netto in Ausstattung und laufenden Sachkosten von 9.000 Euro netto: VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More aus der InvestitionDer gezielte Einsatz von Kapital, um langfristig Nutzen oder... 2.280 Euro, aus den laufenden Kosten 1.710 Euro. Das sind knapp 4.000 Euro im ersten Jahr, denen ein überschaubarer Mehraufwand gegenübersteht. Bei umgekehrter Kundenstruktur, also 80 Prozent Privatkunden, sieht die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... anders aus, weil dann 19 Prozent Preisaufschlag oder Margenverlust im Raum stehen.
Wenn du an diesem Punkt stehst, lohnt sich eine Stunde Rechnen mit echten Zahlen mehr als jede Faustregel. Ein Termin ist dafür der schnellere Weg als ein Bauchgefühl, das dich fünf Jahre bindet.
In sieben Schritten zum sauberen Vorsteuerabzug
- Rechnungen bei Eingang prüfen, nicht bei Abgabe. Leg dir eine Prüfroutine an: vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, offener Steuerausweis. Fünf Punkte, 30 Sekunden pro BelegDer Nachweis für einen Geschäftsvorfall – es gilt: keine Buc....
- Firmierung beim Lieferanten hinterlegen. Der häufigste Formfehler ist der falsche Leistungsempfänger, etwa der Privatname statt der Firmierung. Einmal korrekt hinterlegt, tritt das Problem nicht mehr auf.
- Belege digital und revisionssicher ablegen. Ein Ablagesystem pro Monat, mit sprechenden Dateinamen und einer Kopie in der Buchhaltungssoftware. Die Vorgaben dazu stehen in den GoBD. Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre.
- E-Rechnungsfähigkeit sicherstellen. Empfangsadresse einrichten, Format prüfen, Archivierung klären. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, das Ausstellen kommt 2027 oder 2028 auf dich zu.
- Zuordnungsentscheidung im Anschaffungsquartal treffen. VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More sofort in der Voranmeldung ziehen. Damit ist die Frist zum 31. Juli des Folgejahres kein Thema mehr.
- Voranmeldezeitraum und Fristen kennen. Abgabe bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums. Bei einer Vorjahreszahllast bis 2.000 Euro kann das Finanzamt dich von der Voranmeldung befreien, bis 9.000 Euro meldest du vierteljährlich, darüber monatlich. Die Dauerfristverlängerung verschafft dir einen Monat mehr, kostet bei monatlicher Abgabe aber eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahresvorauszahlungen zum 10. Februar.
- Einmal im Quartal einen Belegabgleich machen. Konto gegen Buchhaltung, offene Rechnungen nachfordern. Wer das quartalsweise erledigt, hat im Januar keine Suchaktion und im Betriebsprüfungsfall eine Dokumentation, die trägt.
Häufig gestellte Fragen
Wer darf als Selbständige Vorsteuer abziehen?
VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More abziehen darf jede Unternehmerin und jeder Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen und steuerpflichtige Ausgangsumsätze erbringen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Ebenfalls ausgeschlossen sind Eingangsleistungen, die steuerfreien Umsätzen nach § 4 UStG zuzuordnen sind, etwa bei Heilbehandlungen oder bestimmten Bildungsleistungen. Bei gemischter Tätigkeit ist die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More nach einem sachgerechten Schlüssel aufzuteilen.
Welche Angaben muss eine Rechnung für den Vorsteuerabzug enthalten?
Bei Rechnungen über 250 Euro brutto verlangt § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben, darunter Name und Anschrift beider Beteiligten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug bis zur Berichtigung gefährdet.
Wann kann ich die Vorsteuer geltend machen?
Der Vorsteuerabzug entsteht in dem Voranmeldungszeitraum, in dem beide Bedingungen erfüllt sind: Die Leistung wurde ausgeführt und die ordnungsgemäße RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... liegt dir vor. Der Zahlungszeitpunkt ist grundsätzlich unerheblich. Eine Ausnahme gilt bei Anzahlungen, dort entsteht das Abzugsrecht mit Zahlung und vorliegender Anzahlungsrechnung. Ab dem 1. Januar 2028 kommt eine weitere Ausnahme hinzu: Bei Rechnungen von Unternehmen, die nach vereinnahmten Entgelten versteuern, ist der Abzug erst nach Zahlung möglich.
Wie wirkt sich eine private Mitnutzung auf den Vorsteuerabzug aus?
Bei gemischt genutzten Gegenständen kannst du zwischen vollständiger, anteiliger und keiner Zuordnung zum Unternehmen wählen, sofern die unternehmerische Nutzung mindestens zehn Prozent beträgt. Bei vollständiger Zuordnung ziehst du die volle VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More und versteuerst die private Nutzung laufend als unentgeltliche Wertabgabe. Die Zuordnungsentscheidung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres nach außen erkennbar dokumentiert sein. Diese Frist ist nicht verlängerbar.
Warum bekomme ich für ein Geschäftsessen die volle Vorsteuer, aber nur 70 Prozent als Betriebsausgabe?
Ertragsteuerlich begrenzt § 4 Abs. 5 EStG den Abzug angemessener BewirtungskostenKosten geschäftlicher Bewirtung – zu 70 % als Betriebsausgab... auf 70 Prozent. Umsatzsteuerlich gilt diese Kürzung nicht: § 15 Abs. 1a UStG nimmt Bewirtungsaufwendungen ausdrücklich vom Abzugsverbot aus, sodass die volle VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More abziehbar bleibt. Voraussetzung sind angemessene Kosten und ein ordnungsgemäßer Nachweis mit Anlass und Teilnehmern. Bei Geschenken an Geschäftspartner ist die Lage umgekehrt streng: Über 50 Euro pro Empfänger und Jahr entfällt die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More vollständig.
Was passiert, wenn sich die Nutzung eines Wirtschaftsguts später ändert?
Dann greift die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre bei beweglichen Wirtschaftsgütern und zehn Jahre bei Grundstücken und Gebäuden. Ändern sich die für den ursprünglichen Abzug maßgeblichen Verhältnisse erheblich, wird die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More anteilig für die Restlaufzeit korrigiert. Liegt die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More je Wirtschaftsgut unter 1.000 Euro, entfällt die Berichtigung.
Muss ich als Selbständige E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnungDie XRechnung ist ein strukturiertes E-Rechnungsformat im XM... More oder ZUGFeRDZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein lesbares PDF... More empfangen, verarbeiten und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus. Die Pflicht zum Ausstellen greift ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer bleiben vom Ausstellen dauerhaft befreit, empfangen müssen sie trotzdem.
Was jetzt zu tun ist
Der Vorsteuerabzug ist kein Detail der Buchhaltung, sondern eine Position, die deine LiquiditätDie Fähigkeit, jederzeit fällige Zahlungen leisten zu können... über das Jahr messbar verändert. Er scheitert selten an der betrieblichen Veranlassung. Er scheitert an fehlenden Rechnungsangaben, an verpassten Zuordnungsfristen und an Entscheidungen, die nebenbei getroffen wurden.
Drei Dinge kannst du in der nächsten Stunde erledigen. Nimm dir die letzten zehn Eingangsrechnungen über 250 Euro und prüfe die zehn Pflichtangaben. Kontrolliere, ob deine Firmierung bei den drei größten Lieferanten korrekt hinterlegt ist. Und schau nach, ob für alle Anschaffungen aus dem Vorjahr die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More in einer Voranmeldung gezogen wurde. Der 31. Juli ist eine Frist, die niemand für dich verlängert.
Ich arbeite als Finanzexpertin und Sparringspartnerin für Zahlen mit Selbständigen und kleineren Unternehmen, die ihre Buchhaltung als Entscheidungsgrundlage nutzen wollen. Meistens sind es nicht die großen Themen, an denen Geld liegen bleibt. Es sind Fristen, Formalien und Zahlen, die niemand regelmäßig anschaut. Wenn du deine Vorsteuersituation einmal strukturiert durchgehen möchtest, buch dir gern einen Termin.
Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug, Gesetze im Internet
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, Gesetze im Internet
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
- Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer, IHK Region Stuttgart
- E-Rechnung: Fristen 2025, 2027 und 2028 im Überblick
- Zuordnungsentscheidung treffen und Vorsteuerabzug sichern, Haufe
- Rückwirkende Rechnungsberichtigung: BMF-Schreiben und EuGH-Rechtsprechung
- Buchhaltungs-Glossar auf birgitheindel.de
- E-Rechnung für Selbstständige: Übersicht und Umsetzung


