E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt durch Lexware Office

E-Rechnung erstellen in Lexware Office am Laptop

Letzte Woche legte mir ein Selbstständiger stolz seine Rechnung vor. Sauberes PDF, Logo, alles korrekt. „Das ist jetzt meine E-Rechnung”, sagte er. War es nicht. Eine E-Rechnung ist kein hübsch gestaltetes Dokument, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann. Genau hier entsteht die Verwirrung. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wer eine E-Rechnung erstellen will, braucht aber mehr als ein PDF: ein passendes Format und ein Tool, das es beherrscht. Lexware Office kann das. Die Frage ist nur, wie es konkret läuft und worauf du vorher achten musst. Dieser Beitrag zeigt dir, was eine E-Rechnung wirklich ist, wer ab wann wozu verpflichtet ist und wie du in Lexware Office Schritt für Schritt eine E-Rechnung erstellst.

E-Rechnung erstellen in Lexware Office am Laptop

Was eine E-Rechnung wirklich ist (und was nicht)

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor, sodass sie ohne Abtippen direkt in die Buchhaltung des Empfängers wandern. Das unterscheidet sie grundlegend von einer eingescannten Papierrechnung oder einer klassischen PDF. Beide sind für das menschliche Auge gemacht. Eine E-Rechnung ist für die Maschine gemacht. Die rechtliche Grundlage steckt in § 14 UStG. Dort ist festgelegt, was im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) als ordnungsgemäße Rechnung gilt. Eine reine PDF zählt seit 2025 nicht mehr automatisch dazu.

XRechnung und ZUGFeRD: die zwei Formate

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. XRechnung ist ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten, keine sichtbare Optik. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist XRechnung das vorgeschriebene Format. ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Es kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Du siehst weiterhin eine normale Rechnung, im Hintergrund stecken aber die maschinenlesbaren Informationen. Für den Alltag zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl, weil Mensch und Maschine dasselbe Dokument nutzen. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Welches du brauchst, hängt vom Empfänger ab: Behörde oder Unternehmen.

Warum eine PDF allein nicht reicht

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine PDF ist ein Bild deiner Rechnung. Sie sieht aus wie eine Rechnung, sie liest sich wie eine Rechnung, aber sie enthält keine strukturierten Daten, die ein Buchhaltungssystem automatisch verarbeiten kann. Der Mechanismus dahinter ist simpel. Beim Empfänger soll die Rechnung künftig ohne manuelles Eintippen verbucht werden. Das funktioniert nur, wenn die Daten in einem definierten Feldformat vorliegen. Eine PDF liefert diese Felder nicht. Sie liefert Pixel. Die Konsequenz für dich: Wenn du eine echte E-Rechnung erstellen willst, reicht es nicht, ein Dokument als PDF zu exportieren und „E-Rechnung” darüberzuschreiben. Du brauchst ein Tool, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Beim Empfang brauchst du zusätzlich die Möglichkeit, eingehende E-Rechnungen zu lesen und korrekt aufzubewahren. Kurz gesagt: PDF ist Optik. E-Rechnung ist Struktur. Wer das verwechselt, versendet formal keine gültige E-Rechnung.

Wer ab wann muss: Pflichten und Fristen

Die wichtigste Unterscheidung zuerst: empfangen und ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Zeitplänen. Wer das vermischt, gerät unnötig in Panik oder wiegt sich zu früh in Sicherheit.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt im B2B-Bereich für alle, unabhängig von Größe oder Umsatz. Auch wenn du selbst noch gar keine E-Rechnung erstellst: Ein Geschäftspartner darf dir bereits eine schicken, und du musst sie annehmen, lesen und aufbewahren können. Die gute Nachricht: Für den reinen Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Du musst keine teure Software kaufen, um eine eingehende E-Rechnung entgegenzunehmen. Die Pflicht heißt nicht „sofort alles automatisieren”. Sie heißt „du darfst dich nicht verweigern”.

Ausstellungspflicht ab 2027/2028

Beim Ausstellen läuft eine gestaffelte Übergangsfrist. In den Jahren 2025 und 2026 darfst du E-Rechnungen ausstellen, musst aber noch nicht. Papier und PDF bleiben in dieser Zeit weiter zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung verpflichtend für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht im inländischen B2B für alle, also auch unterhalb dieser Grenze. Der Mechanismus ist klar: Der Gesetzgeber zieht den Kreis Schritt für Schritt enger. Wer heute schon umstellt, hat später keinen Stichtag im Nacken. Wer wartet, sammelt das Risiko an einem festen Datum.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Du darfst als Kleinunternehmer weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, solange der Empfänger einverstanden ist. Hier liegt aber die typische Falle. Die Befreiung gilt nur fürs Ausstellen. Empfangen musst auch du. Das heißt konkret: Wenn dir ein Lieferant oder Dienstleister eine E-Rechnung schickt, bist du in der Pflicht, sie anzunehmen und revisionssicher zu archivieren. Wenn du A willst, musst du B akzeptieren: Die Befreiung spart dir den Versand, sie befreit dich nicht vom Empfang. Und ein praktischer Punkt kommt dazu: Viele Kleinunternehmer wachsen. Wer ohnehin in einem Tool wie Lexware Office arbeitet, stellt besser früh um, statt die Umstellung später unter Zeitdruck nachzuholen.

E-Rechnung erstellen in Lexware Office: Schritt für Schritt

Jetzt zum praktischen Teil. Lexware Office erzeugt E-Rechnungen sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnung-Format. Bevor du loslegst, müssen aber ein paar Voraussetzungen stimmen.

Die Voraussetzungen

Bevor du in Lexware Office eine E-Rechnung erstellen kannst, solltest du drei Dinge vorab prüfen:

E-Rechnung erstellen: in sieben Schritten zur fertigen Rechnung

Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, läuft die Erstellung in Lexware Office in überschaubaren Schritten ab. Ein vereinfachtes Beispiel für eine Rechnung an einen Firmenkunden:

  1. Lege im Kontakt den Empfänger als Firmenkontakt an oder öffne ihn. Bei einer XRechnung trägst du dort die Leitweg-ID und gegebenenfalls die Lieferantennummer ein.
  2. Öffne den Belegeditor über Belege, dann Neuer Beleg, dann Rechnung.
  3. Wähle den Firmenkontakt als Empfänger aus.
  4. Erfasse die Positionen mit allen Pflichtangaben (Leistung, Menge, Preis, Steuersatz).
  5. Wähle das gewünschte Format, ZUGFeRD für den B2B-Versand oder XRechnung für Behörden.
  6. Gehe in die Vorschau. Lexware Office zeigt dir eine Checkliste an, die fehlende Pflichtfelder markiert. Arbeite die Punkte ab, bis alles vollständig ist.
  7. Schließe die Rechnung ab und speichere sie oder versende sie direkt per E-Mail an deinen Kunden.

Der entscheidende Schritt ist die Vorschau mit der Checkliste. Sie ist dein Sicherheitsnetz. Sie verhindert, dass eine E-Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben rausgeht und beim Empfänger abgelehnt wird.

Versenden, empfangen, GoBD-konform archivieren

Das Erstellen ist nur die eine Hälfte. Eingehende E-Rechnungen kannst du in Lexware Office ebenfalls erfassen und den passenden Geschäftsvorfällen zuordnen. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich weiterverarbeiten, statt sie abzutippen. Wichtig ist die Aufbewahrung. Eine E-Rechnung muss im originalen, strukturierten Format gespeichert werden, unveränderbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Das ist die Anforderung der GoBD. Eine ausgedruckte E-Rechnung im Ordner erfüllt diese Vorgabe nicht. Das Original ist die Datei, nicht das Papier.

Häufige Stolperfallen und wie du sie vermeidest

Vier Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf. Die PDF-Verwechslung. Eine PDF aus dem Textprogramm ist keine E-Rechnung, auch wenn „Rechnung” draufsteht. Vermeidung: immer ZUGFeRD oder XRechnung über ein Tool erzeugen, das die strukturierten Daten erstellt. Die fehlende Leitweg-ID. Bei Rechnungen an Behörden scheitert der Versand ohne korrekte Leitweg-ID. Vermeidung: die ID vor dem Erstellen beim Auftraggeber erfragen und im Firmenkontakt hinterlegen. Die E-Rechnung an Privatpersonen. An Privatkunden wird keine E-Rechnung gestellt. Vermeidung: für B2C bei der gewohnten Rechnung bleiben, E-Rechnung nur im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und an Behörden. Die nachlässige Archivierung. Wer die strukturierte Datei löscht und nur ein PDF behält, verstößt gegen die GoBD. Vermeidung: das Originalformat revisionssicher aufbewahren, idealerweise direkt im Buchhaltungstool. Diese vier Punkte klingen banal. In der Praxis kosten sie Zeit, Nerven und im Zweifel die Anerkennung der Rechnung. Wer sie kennt, umgeht sie.

Lohnt es sich, jetzt eine E-Rechnung erstellen zu lernen?

Die Pflicht ist das eine, der Nutzen das andere. Wer früher umstellt, als er müsste, investiert etwas Zeit in die Einrichtung. Die Frage ist also berechtigt: Lohnt sich das?

Dafür spricht die Routine. Wenn du heute lernst, eine E-Rechnung zu erstellen, läuft der Prozess in wenigen Wochen nebenbei. Du kennst die Voraussetzungen, deine Firmenkontakte sind sauber angelegt, das Format ist gewählt. Kommt der Stichtag, ändert sich für dich nichts. Wer wartet, macht die Umstellung später unter Zeitdruck, oft parallel zu anderen Fristen.

Dafür spricht auch der Empfang. Eingehende E-Rechnungen musst du ohnehin verarbeiten. Wenn dein Tool sie sowohl erstellen als auch erfassen kann, hast du beide Seiten in einem System. Das spart dir den Medienbruch zwischen einer Datei im E-Mail-Postfach und der Buchhaltung.

Dagegen spricht wenig, aber es ist ehrlich zu nennen: Die Einrichtung kostet einmalig Zeit. Sehr kleine Betriebe mit wenigen B2B-Rechnungen spüren den Vorteil zunächst kaum. Wer fast ausschließlich an Privatkunden fakturiert, gibt dem Thema zu Recht geringe Priorität.

Eine frühe Umstellung lohnt sich besonders, wenn:

  • Du fakturierst regelmäßig an andere Unternehmen oder an Behörden.
  • Du nutzt bereits ein Buchhaltungstool wie Lexware Office.
  • Du willst Empfang und Versand in einem System bündeln.
  • Du möchtest Fristen entspannt begegnen, statt am Stichtag umzustellen.

Die Abwägung in einem Satz: Wer regelmäßig an Unternehmen oder Behörden fakturiert, sollte jetzt eine E-Rechnung erstellen lernen. Wer fast nur privat fakturiert, sorgt zuerst für den Empfang und stellt das Ausstellen zurück.

Fazit und dein nächster Schritt

Die Lage ist weniger kompliziert, als sie wirkt. Empfangen musst du seit 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028, als Kleinunternehmer bist du vom Ausstellen befreit, vom Empfang nicht. Und wenn du eine E-Rechnung erstellen willst, brauchst du ein Format wie ZUGFeRD oder XRechnung und ein Tool, das es beherrscht. Lexware Office gehört dazu, ab Version M und mit aktivierter Funktion. Der ehrliche Rat: Warte nicht auf deinen Stichtag. Die Umstellung ist kein Großprojekt, sie ist eine Einrichtung plus etwas Routine. Wer sie jetzt macht, hat sie hinter sich, bevor sie zur Pflicht wird. Wenn du Lexware Office nutzt und die Einrichtung sauber und einmal richtig aufsetzen möchtest, statt dich durch Hilfeartikel zu probieren, begleite ich dich dabei. Im Lexware Office Coaching richten wir deine E-Rechnung, deine Belege und deine Abläufe gemeinsam ein. So arbeitest du danach auf einer Basis, die trägt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor und lassen sich automatisch verarbeiten. Eine eingescannte Papierrechnung oder eine einfache PDF gilt nicht als E-Rechnung, weil die strukturierten Daten fehlen.

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?

Eine E-Rechnung erstellst du mit einer Software, die das Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, zum Beispiel Lexware Office ab Version M. Du legst die Rechnung im Belegeditor an, wählst einen Firmenkontakt als Empfänger, erfasst die Positionen und wählst das gewünschte Format. Vor dem Abschluss prüfst du die Vorschau mit der Checkliste auf vollständige Pflichtangaben.

Müssen Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer eine E-Rechnung können. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach plus eine revisionssichere Aufbewahrung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Optik und wird vor allem von der öffentlichen Verwaltung verlangt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus einer lesbaren PDF mit eingebetteten XML-Daten. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft praktischer, weil Mensch und Maschine dasselbe Dokument nutzen.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Die Pflicht zur Ausstellung greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 und ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Reicht eine PDF als E-Rechnung?

Eine einfache PDF reicht seit 2025 nicht mehr automatisch als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Erst ein Format wie ZUGFeRD, das die XML-Daten in die PDF einbettet, oder eine XRechnung erfüllt die Anforderungen. Eine reine Bild-PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Welche Voraussetzungen brauche ich in Lexware Office?

Du benötigst mindestens die Version M von Lexware Office, in der die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD möglich ist. Die E-Rechnungsfunktion muss einmal mit Admin-Rechten aktiviert werden. Außerdem muss der Empfänger ein Firmenkontakt sein, für eine XRechnung an Behörden zusätzlich mit hinterlegter Leitweg-ID.

Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:

Buchhaltungsunterstützung
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