E-Rechnung für Selbstständige: Pflichten, Fristen und Umsetzung

Die E-Rechnung für Selbstständige wird oft als Thema von morgen abgehakt. Das stimmt nur zur Hälfte. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Beim Empfangen gibt es keine. Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Bereich die E-Rechnung, und genau diesen Unterschied zieht diese Seite klar.

E-Rechnung für Selbstständige: das Wichtigste in Kürze

Die E-Rechnung für Selbstständige bringt zwei Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan. Den Empfang musst du seit 2025 sicherstellen, das Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Wer beides kennt, vermeidet Lücken. Diese Übersicht ordnet die E-Rechnung für Selbstständige praxisnah ein.

Was ist eine E-Rechnung wirklich?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Ein PDF ist ein Bild für das menschliche Auge. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

In Deutschland sind zwei Formate relevant: XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebettetem Datensatz. Beide erfüllen die Anforderungen, eine klassische PDF-Rechnung nicht.

Empfangspflicht ab 2025 für die E-Rechnung für Selbstständige

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Für diese Empfangspflicht gibt es laut Bundesfinanzministerium keine Übergangsfrist.

Praktisch heißt das: Wenn dir ein Geschäftspartner heute eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang, aber nicht zur Verarbeitung. Ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office übernimmt das.

Ausstellen: gestaffelte Fristen bis 2028

Beim Ausstellen greifen Übergangsfristen, die vom Vorjahresumsatz abhängen.

1. Bis Ende 2026: Für B2B-Umsätze der Jahre 2025 und 2026 sind Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt.
2. Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Darunter ist 2027 noch Papier oder PDF möglich.
3. Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Sonderfall Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du vom Ausstellen einer E-Rechnung dauerhaft befreit, das regelt § 34a UStDV. Empfangen musst du trotzdem. Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen, nicht den Empfang.

So gelingt die E-Rechnung für Selbstständige in der Praxis

Ich richte mit dir den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in Lexware Office ein, damit du die Pflicht ab 2025 erfüllst und keine Eingangsrechnung mehr übersiehst. Als GetMyInvoices Partner automatisiere ich mit dir den Belegeingang. Mehr zur laufenden Begleitung findest du auf meiner Seite Buchhaltungsunterstützung und im Lexware Office Coaching.

Mein Arbeitsbereich liegt im Rahmen des § 6 Abs. 3 und 4 StBerG. Die umsatzsteuerliche Beurteilung im Einzelfall und die Steuerberatung bleiben bei deinem Steuerberater.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber im Aufbau. XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format, der vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verlangt wird. ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz, sodass Mensch und Maschine dieselbe Rechnung lesen können.

Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl, weil das Dokument auch ohne spezielle Software lesbar bleibt. Wichtig ist, dass dein Programm das jeweilige Format korrekt erzeugt und einliest. Lexware Office unterstützt beide Varianten.

E-Rechnung und GoBD: die revisionssichere Ablage

Eine E-Rechnung muss nicht nur empfangen, sondern auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen eine unveränderbare, nachvollziehbare Ablage über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein Datensatz, der nachträglich verändert werden kann, erfüllt diese Anforderung nicht.

In der Praxis heißt das: Die E-Rechnung wird im Originalformat gespeichert, nicht als ausgedrucktes oder neu erzeugtes PDF. Ein Buchhaltungsprogramm mit revisionssicherem Archiv übernimmt das automatisch. So bleibt die E-Rechnung für Selbstständige nicht nur empfangbar, sondern auch prüfungssicher abgelegt.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung für Selbstständige

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnung betroffen?

Teilweise. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen, das regelt § 34a UStDV dauerhaft. Empfangen und verarbeiten musst du E-Rechnungen aber seit 2025.

Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Ab wann muss ich als Selbstständige E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen musst du seit 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 Papier oder PDF mit Zustimmung, ab 2027 ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.

E-Rechnungen GoBD-konform archivieren

Eine Pflicht wird oft übersehen: Empfangene E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, also als XML- bzw. Datenteil, nicht nur als Ausdruck oder einfache PDF-Kopie. Die Ablage muss den GoBD entsprechen: unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar. Ein E-Mail-Postfach allein ist dafür kein Archiv. Praktisch löst du das mit einer digitalen Archivierung in deiner Buchhaltungssoftware, die jede E-Rechnung für Selbstständige automatisch revisionssicher ablegt.

Dein Zeitplan: das solltest du jetzt erledigen

1. Sofort: Empfang sicherstellen. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und eine Software oder ein Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht.
2. Dieses Jahr: Eigene Rechnungsstellung umstellen. Die Übergangsfrist für sonstige Rechnungen läuft Ende 2026 aus, bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz Ende 2027. Wer früher umstellt, vermeidet den Stress auf den letzten Drücker.
3. Laufend: Archivierung und Prozesse prüfen. Einmal sauber eingerichtet, läuft die E-Rechnung für Selbstständige im Hintergrund mit, vom Empfang über die Verbuchung bis zur Ablage.

Ein Punkt, der gern unterschätzt wird: Der Vorsteuerabzug bleibt nur erhalten, wenn die empfangene Rechnung formal korrekt ist. Prüfe eingehende E-Rechnungen deshalb genauso sorgfältig wie Papierbelege, am einfachsten direkt beim Eingang mit meinem kostenlosen Belegcheck. Er liest auch XML-Dateien automatisch aus und zeigt dir sofort, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. So kombinierst du die Umstellung auf die E-Rechnung für Selbstständige direkt mit einer sauberen Eingangskontrolle und bist für jede Betriebsprüfung gerüstet.

Kurz zusammengefasst

Die E-Rechnung für Selbstständige ist kein Hexenwerk, aber sie duldet keinen Aufschub mehr: Empfangen können musst du sie bereits seit Januar 2025, das Ausstellen wird nach den Übergangsfristen Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 zur Pflicht im B2B-Geschäft. Wer jetzt eine passende Software einrichtet, erledigt Empfang, Erstellung, Verbuchung und revisionssichere Ablage in einem Zug und spart sich später teure Hauruck-Aktionen. Kleinunternehmer sind beim Ausstellen dauerhaft befreit, müssen aber ebenfalls empfangen und archivieren können. Wenn du Unterstützung bei der Umstellung möchtest, begleite ich dich gerne Schritt für Schritt, von der Software-Auswahl bis zum eingespielten Ablauf in deinem Arbeitsalltag.