E-Rechnung
E-Rechnung für Selbstständige: Pflichten, Fristen und Umsetzung
Das Wichtigste in Kürze: Die E-Rechnung bringt zwei Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan. Den Empfang musst du seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen, ohne Übergangsfrist. Das Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Wer beides kennt, vermeidet Lücken.
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Was ist eine E-Rechnung wirklich?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Ein PDF ist ein Bild für das menschliche Auge. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
In Deutschland sind zwei Formate relevant: XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebettetem Datensatz. Beide erfüllen die Anforderungen, eine klassische PDF-Rechnung nicht.
Fristen
Empfangen seit 2025, Ausstellen gestaffelt bis 2028
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Für den Empfang gibt es laut Bundesfinanzministerium keine Übergangsfrist. Beim Ausstellen hängen die Fristen vom Vorjahresumsatz ab.
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer), ohne Übergangsfrist |
| bis Ende 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen beim Ausstellen mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt |
| ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für Aussteller mit über 800.000 € Umsatz 2026; darunter noch Papier/PDF möglich |
| ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz |
| dauerhaft | Kleinunternehmer nach §19 UStG vom Ausstellen befreit (§34a UStDV), Empfang bleibt Pflicht |
Sonderfall Kleinunternehmer: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du vom Ausstellen dauerhaft befreit. Empfangen und revisionssicher archivieren musst du trotzdem.
Format-Wahl
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber im Aufbau. Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl, weil das Dokument auch ohne spezielle Software lesbar bleibt.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML (nur Daten) | Hybrid: PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, das PDF ist direkt sichtbar |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber (B2G) | B2B, gemischte Empfänger |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Stärke | schlank, standardkonform | für Mensch und Maschine lesbar |
Wichtig ist, dass dein Programm das jeweilige Format korrekt erzeugt und einliest. Lexware Office unterstützt beide Varianten.
Aufbewahrung
E-Rechnung und GoBD: die revisionssichere Ablage
Eine E-Rechnung muss nicht nur empfangen, sondern auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen eine unveränderbare, nachvollziehbare Ablage über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Gespeichert wird im Originalformat, nicht als ausgedrucktes oder neu erzeugtes PDF. Ein E-Mail-Postfach allein ist kein Archiv. Eine Buchhaltungssoftware mit revisionssicherem Archiv übernimmt das automatisch.
Dein Zeitplan
Das solltest du jetzt erledigen
Sofort
Empfang sicherstellen
Feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und eine Software oder ein Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht.
Dieses Jahr
Rechnungsstellung umstellen
Die Übergangsfrist läuft Ende 2026 aus (bis 800.000 € Umsatz Ende 2027). Früher umstellen vermeidet Stress.
Laufend
Archivierung prüfen
Einmal sauber eingerichtet, läuft alles im Hintergrund mit: Empfang, Verbuchung, revisionssichere Ablage.
Nicht unterschätzen: Der Vorsteuerabzug bleibt nur erhalten, wenn die empfangene Rechnung formal korrekt ist. Prüfe eingehende E-Rechnungen so sorgfältig wie Papierbelege, am einfachsten direkt beim Eingang mit dem kostenlosen Belegcheck. Er liest auch XML-Dateien aus und zeigt sofort, ob alle Pflichtangaben enthalten sind.
In der Praxis
So gelingt die Umstellung mit Begleitung
Ich richte mit dir den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in Lexware Office ein, damit du die Pflicht ab 2025 erfüllst und keine Eingangsrechnung mehr übersiehst. Als GetMyInvoices-Partner automatisiere ich mit dir den Belegeingang. Mehr zur laufenden Begleitung findest du bei der Buchhaltungsunterstützung und im Lexware Office Coaching.
Rechtlicher Rahmen: Mein Arbeitsbereich liegt im Rahmen des §6 Abs. 3 und 4 StBerG. Die umsatzsteuerliche Beurteilung im Einzelfall und die Steuerberatung bleiben bei deinem Steuerberater.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnung betroffen?
Teilweise. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen, das regelt §34a UStDV dauerhaft. Empfangen und verarbeiten musst du E-Rechnungen aber seit 2025.
Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann muss ich als Selbstständige E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen musst du seit 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 Papier oder PDF mit Zustimmung, ab 2027 ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Bereit für die E-Rechnung, ohne Hauruck-Aktion?
Wer jetzt eine passende Software einrichtet, erledigt Empfang, Erstellung, Verbuchung und revisionssichere Ablage in einem Zug. Ich begleite dich Schritt für Schritt, von der Software-Auswahl bis zum eingespielten Ablauf.