Die GoBD sind die Spielregeln für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Vereinfacht legen die GoBD fest, wie du steuerlich relevante Daten und Belege digital erfassen, verarbeiten und aufbewahren musst.
Was fordern die GoBD?
Im Kern geht es um Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Die wichtigsten Grundsätze sind:
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung lässt sich von der Entstehung bis zur Auswertung verfolgen.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos erfasst.
- Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Daten dürfen nicht spurlos geändert werden.
- Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah gebucht, nicht erst Monate später.
- Ordnung und Aufbewahrung: Unterlagen werden über die gesetzliche Frist sicher archiviert.
GoBD und digitale Belege
Ein zentraler Punkt: Digitale Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Eine elektronisch empfangene Rechnung, etwa eine E-Rechnung oder eine PDF, darfst du nicht einfach ausdrucken und nur das Papier ablegen, das Original muss revisionssicher gespeichert bleiben. Auch das Scannen von Papierbelegen unterliegt klaren Regeln.
Die Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen außerdem eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in deinem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie zeigt einem Prüfer, dass dein System nachvollziehbar und sicher arbeitet.
Was bedeutet das praktisch für Selbstständige?
Du musst kein IT-Experte sein, aber ein paar Dinge solltest du einhalten: Belege zeitnah und vollständig erfassen, digitale Originale unverändert aufbewahren und ein nachvollziehbares System nutzen. Ein revisionssicheres Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office übernimmt die unveränderbare Speicherung automatisch.
GoBD-konform arbeiten
In der Praxis entsteht GoBD-Konformität durch saubere Routinen und das richtige Werkzeug. Genau das richte ich mit dir ein: strukturierte Belegerfassung, revisionssichere Ablage und eine passende Verfahrensdokumentation. Mehr dazu in meiner Buchhaltungsunterstützung.
Aufbewahrungsfristen nach den GoBD
Steuerlich relevante Unterlagen müssen über gesetzlich festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden. Bücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege unterliegen langen Fristen, andere geschäftliche Unterlagen kürzeren. Wichtig ist, dass die Aufbewahrung über die gesamte Frist lesbar, vollständig und unveränderbar bleibt. Bei digitalen Belegen heißt das: maschinelle Auswertbarkeit und Originalformat müssen erhalten bleiben, ein bloßes Ausdrucken reicht nicht.
GoBD bei der täglichen Belegerfassung
Der größte Teil der GoBD-Konformität entsteht nicht bei einer Prüfung, sondern im Alltag. Wer Belege zeitnah erfasst, jeden Geschäftsvorfall vollständig dokumentiert und ein revisionssicheres System nutzt, erfüllt die Anforderungen fast automatisch. Probleme entstehen meist dort, wo Belege gesammelt und erst am Jahresende verarbeitet werden oder wo Daten nachträglich verändert werden können.
Häufig gestellte Fragen zu den GoBD
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die GoBD gelten für alle, die steuerlich relevante Aufzeichnungen führen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Kleinunternehmerregelung.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Unter bestimmten Voraussetzungen ja, das nennt sich ersetzendes Scannen. Voraussetzung sind ein dokumentierter Scanprozess und eine Verfahrensdokumentation. Bestimmte Unterlagen müssen im Original bleiben.
Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?
Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das fällt meist zu Ungunsten des Unternehmens aus.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Für Buchungsbelege und Bücher gelten lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen, für andere Unterlagen kürzere. Maßgeblich ist, dass die Unterlagen während der gesamten Frist vollständig und unveränderbar verfügbar bleiben.
Weiterführende Informationen rund um GoBD: in Paragraf 147 AO.