Struktur im Arbeitsalltag
Ordnung ist das halbe Leben – die andere Hälfte auch
Vereinbare einen Kennenlerntermin
Chaos im Postfach, unübersichtliche Ablage, Aufgaben die immer wieder untergehen? Als Selbstständige:r jonglierst du jeden Tag mit verschiedensten Themen.
Ich helfe dir, Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen – digital, durchdacht und so, wie es wirklich zu dir passt.
Kommt dir das bekannt vor?
Wenn Struktur fehlt, kostet es täglich Zeit
Fehlende Struktur ist kein Charakterfehler – es ist ein Systemproblem. Wer kein funktionierendes System hat, verbringt täglich unnötig viel Zeit mit Suchen, Erinnern und Nachdenken über Dinge, die eigentlich automatisch laufen sollten.
Ich suche Dateien ewig, weil jeder sie irgendwo anders abspeichert. Manchmal finde ich Sachen einfach nicht mehr – und dann fange ich von vorne an.”
Wiederkehrende Aufgaben vergesse ich ständig. Ich weiß, dass ich jeden Monat bestimmte Dinge erledigen muss – aber ohne Erinnerung geht es unter.”
Ich habe keine Ahnung, wie viele Abos ich eigentlich bezahle. Und mein Geld verteilt sich irgendwie auf verschiedene Konten – ohne System dahinter.”
Leistungen
Vier Bereiche – ein strukturierter Arbeitsalltag
Die Strukturarbeit ist in vier konkrete Bereiche unterteilt. Je nachdem, wo der größte Handlungsbedarf liegt, starten wir dort – oder arbeiten alle Bereiche systematisch durch.
Ablagestruktur & digitale Ordnung
Deine Ablage auf der Festplatte, in der Cloud oder im Postfach ist unübersichtlich? Wir schauen uns die IST-Situation gemeinsam an, entwickeln ein passendes System und richten es ein – so dass du Dateien danach in Sekunden findest, nicht in Minuten.
- Analyse der aktuellen Ablagesituation
- Entwicklung einer individuellen Ordnerstruktur
- Einrichtung der abgestimmten Ordner
- Aufräumen der bestehenden Ablage nach Aufwand
- Einweisung in die neue Struktur
Wiederkehrende Aufgaben
Monatliche To-dos, quartalsweise Pflichten, jährliche Fristen: Wer diese Aufgaben nicht in einem System verwaltet, verlässt sich auf sein Gedächtnis – und das ist keine verlässliche Grundlage. Ich richte dir ein Aufgabensystem in ClickUp oder Asana ein, das dich automatisch erinnert und Erledigtes auf Wiedervorlage legt.
- Erfassung aller wiederkehrenden Aufgaben
- Einrichtung in ClickUp oder Asana
- Automatische Wiedervorlagen nach Intervall
- Einweisung in die tägliche Nutzung
Abo- & Vertragsübersicht
Software-Abos, Versicherungen, Mitgliedschaften, Serviceverträge: Die meisten Selbstständigen wissen nicht genau, was sie monatlich an wiederkehrenden Kosten haben. Ich erstelle dir eine strukturierte Übersicht in ClickUp oder Asana – mit automatischen Erinnerungen, bevor Verträge verlängert werden.
- Erfassung aller Abos, Verträge und Zahlungen
- Strukturierte Übersicht in ClickUp oder Asana
- Automatische Erinnerungen vor Verlängerungen
- Überblick über monatliche Fixkosten
Kontenmodell & Einnahmenaufteilung
Wer seine Einnahmen nicht strukturiert aufteilt, erlebt Überraschungen: zu wenig für die Steuernachzahlung zurückgelegt, zu wenig für Investitionen, zu viel für den Alltag ausgegeben. Ein persönliches Kontenmodell löst das. Wir erarbeiten gemeinsam, wie deine Einnahmen auf verschiedene Konten aufgeteilt werden – und ich begleite die monatliche Umsetzung.
- Call zur Erarbeitung des Kontenmodells
- Individuelle Einnahmenaufteilung nach deiner Situation
- Monatliche Aufstellung der Überweisungen
- Überwachung des Verwendungszwecks
Vorgehen
So läuft die Zusammenarbeit ab
Kein Standard-Paket, kein langer Vorlauf. Wir starten mit einem offenen Gespräch und entwickeln von dort aus einen konkreten Plan
Kostenloses Erstgespräch
15 Minuten kostenlos. Wir klären Umfang, Übergabeweg und gewünschtes Ergebnis.
IST-Analyse
Wir schauen uns gemeinsam an, wie dein Arbeitsalltag aktuell organisiert ist – was funktioniert, was nicht.
Systemaufbau
Ich entwickle und richte dein individuelles System ein – Ablage, Aufgaben, Übersichten, Kontenmodell
Einweisung & Übergabe
Was sich ändert
Was du nach der Strukturarbeit gewinnst
Struktur ist kein Selbstzweck. Sie schafft die Grundlage dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen werden können – weil die Basis stimmt.
Weniger Zeit mit Suchen
Wer weiß, wo alles ist, spart täglich Zeit – für Aufgaben, die tatsächlich vorankommen, statt für Suchen und Wiederherstellen.
Weniger Kopfarbeit
Systeme denken mit. Wer Aufgaben, Fristen und Verträge in einem verlässlichen System hat, muss sich weniger merken – und macht weniger Fehler.
Mehr Überblick über Geld
Digitale Tools
Die Tools, mit denen ich arbeite
Ich arbeite mit bewährten digitalen Tools – oder helfe dir, dein eigenes System sinnvoll zu ergänzen. Kein Tool wird aufgezwungen, das nicht zu deinem Arbeitsalltag passt.
ClickUp
Aufgabenmanagement, Wiedervorlagen, Abo-Übersichten und wiederkehrende To-dos – alles an einem Ort.
Asana
Strukturiertes Projektmanagement und Aufgabenverwaltung – besonders geeignet für Teams und klare Workflows.
Toggl
Zeiterfassung für Selbstständige – um zu wissen, womit die Arbeitszeit wirklich verbracht wird.
Meetergo
Automatisierte Terminbuchung – damit Kundengespräche und interne Meetings keine E-Mail-Pingpong-Runden mehr brauchen.
Canva
Für visuelle Übersichten, Vorlagen und strukturierte Dokumente – ohne Designkenntnisse.
Lexware Office
Buchhaltungssoftware für Selbstständige – als zertifizierter Lexware Office Coach ist das die Software der Wahl für alle Buchhaltungsthemen.
Passt das zu dir?
Für wen diese Strukturarbeit sinnvoll ist
Die Zusammenarbeit passt, wenn du …
Selbstständig, Freiberufler oder Gründer bist und das Gefühl hast, den Überblick zu verlieren
Täglich Zeit damit verlierst, Dateien zu suchen oder Aufgaben zu rekonstruieren
Nicht weißt, welche Abos und Verträge du aktuell hast
Kein System für deine Einnahmenaufteilung hast und das ändern möchtest
Bereit bist, digitale Tools einzuführen und konsequent zu nutzen
Praxisnahe Umsetzung statt theoretischer Beratung möchtest
Kein passendes Angebot, wenn du …
Ausschließlich ein Buchhaltungsproblem lösen möchtest – dafür gibt es dieBuchhaltungsunterstützung
IT-Infrastruktur, Serverlösungen oder technischen Support benötigst
Strategische Unternehmensberatung oder steuerliche Beratung suchst
Kein Interesse daran hast, das System danach selbst weiterzuführen
Ich wusste nicht, dass ich so viel Zeit mit unnötigem Suchen und Merken verbringe. Seit Birgit mir geholfen hat, ein System aufzubauen, fühlt sich der Arbeitsalltag komplett anders an.
— Kundin, selbstständige Texterin
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Strukturarbeit
Was genau versteht man unter Struktur im Arbeitsalltag?
Struktur im Arbeitsalltag bedeutet: eine klare digitale Ablage, ein System für wiederkehrende Aufgaben, eine vollständige Übersicht über Abos und Verträge sowie ein funktionierendes Kontenmodell für die eigenen Finanzen. Ziel ist ein Arbeitsalltag, in dem Informationen schnell verfügbar sind, Aufgaben nicht vergessen werden und Geld immer am richtigen Ort ist.
Muss ich danach selbst mit den Tools umgehen können?
Ja – und genau das ist das Ziel. Ich richte das System ein und weise dich in die Nutzung ein, damit du es danach eigenständig weiterführen kannst. Kein dauerhaftes Outsourcing, sondern ein System, das dir gehört und zu dir passt.
Muss ich ClickUp oder Asana nutzen – oder kann ich mein eigenes Tool behalten?
Wenn du bereits ein Tool nutzt, schauen wir gemeinsam, ob und wie es sinnvoll ergänzt oder optimiert werden kann. Ich zwinge dir keine bestimmte Software auf. ClickUp und Asana sind Empfehlungen, weil sie für die meisten Selbstständigen gut funktionieren – die Entscheidung liegt aber bei dir.
Was ist ein Kontenmodell und brauche ich das wirklich?
Ein Kontenmodell ist ein persönliches System zur strukturierten Aufteilung von Einnahmen auf verschiedene Konten – zum Beispiel für Steuern, Betriebsausgaben, private Entnahmen und Rücklagen. Wer ohne Kontenmodell arbeitet, erlebt regelmäßig Überraschungen bei Steuernachzahlungen oder Investitionsentscheidungen. Ein einfaches Modell lässt sich in einem Call entwickeln und danach selbst führen.
Kann ich auch nur einen der vier Bereiche buchen?
Ja. Es ist nicht notwendig, alle vier Bereiche auf einmal anzugehen. Wir besprechen im Kennenlerntermin, wo der größte Handlungsbedarf liegt – und starten dort. Weitere Bereiche können jederzeit ergänzt werden.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab – online oder vor Ort?
Die Zusammenarbeit läuft vollständig online – per Videokonferenz mit Bildschirmfreigabe. Das funktioniert aus ganz Deutschland und ist für die meisten Themen der effizienteste Weg. Für Kunden aus dem Raum Rheinstetten und Karlsruhe ist auf Wunsch auch ein persönliches Treffen möglich.
Bereit für weniger Chaos und mehr Überblick?
Ich weiß, wie schwer es ist, alles im Blick zu behalten. Mit mir an deiner Seite musst du das nicht mehr allein machen – pragmatisch, praxisnah und so, wie es zu dir passt.