Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert eine sichtbare PDF-Rechnung mit einem darin eingebetteten, strukturierten Datensatz. So lässt sich dieselbe Rechnung sowohl von Menschen lesen als auch von Software automatisch verarbeiten. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen an die E-Rechnung nach der Norm EN 16931.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zunächst aus wie eine normale PDF. Im Hintergrund enthält die Datei jedoch zusätzlich die Rechnungsdaten als XML. Ein Mensch öffnet das PDF und sieht die Rechnung wie gewohnt, eine Buchhaltungssoftware liest den eingebetteten Datensatz aus und bucht ihn automatisch.
ZUGFeRD und XRechnung
Beide sind gültige E-Rechnungsformate. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne sichtbares Layout. ZUGFeRD ist die hybride Variante mit lesbarem PDF. Für viele Selbstständige ist ZUGFeRD praktischer, weil die Rechnung auch ohne spezielle Software lesbar bleibt. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern wird dagegen oft die XRechnung verlangt.
ZUGFeRD in der Praxis
Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office unterstützen das Erstellen und Empfangen von ZUGFeRD-Rechnungen. Wichtig ist, dass das eingebettete Format korrekt erzeugt wird und die Rechnung revisionssicher abgelegt bleibt. Wie du das sauber einrichtest, zeige ich dir in meiner Buchhaltungsunterstützung.
ZUGFeRD und XRechnung – der Unterschied
Beide sind anerkannte Formate für die elektronische Rechnung, gehen aber unterschiedlich vor. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es kombiniert eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger sieht also eine ganz normale Rechnung und kann sie zugleich maschinell auslesen. Die XRechnung dagegen ist ein reines XML ohne Sichtformat. Für den Versand an Selbstständige und Unternehmen ist ZUGFeRD oft praktischer, weil beide Seiten die Rechnung lesen können. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und sind damit für die E-Rechnungspflicht zulässig.
Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine echte E-Rechnung?
Ja. ZUGFeRD enthält einen strukturierten Datensatz nach EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen an die E-Rechnung, anders als eine reine PDF.
Brauche ich spezielle Software, um ZUGFeRD zu lesen?
Nein. Das sichtbare PDF lässt sich mit jedem PDF-Programm öffnen. Für die automatische Verarbeitung des Datensatzes braucht es eine passende Software.
ZUGFeRD oder XRechnung, was soll ich nutzen?
Für den allgemeinen Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD oft praktischer. Für öffentliche Auftraggeber wird häufig die XRechnung verlangt.
Welches Format soll ich nutzen?
Für öffentliche Auftraggeber meist die XRechnung, im Geschäftsverkehr untereinander häufig ZUGFeRD wegen der lesbaren PDF. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt beide und wählt das passende Format automatisch.
Weiterführende Informationen rund um ZUGFeRD: auf dem Portal E-Rechnung des Bundes.