Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto. Für sie gelten vereinfachte Anforderungen: Sie braucht weniger Pflichtangaben als eine normale Rechnung. Das erleichtert die Abrechnung kleiner Beträge wie Büromaterial, Tankquittungen oder Bewirtungsbelege.
Die 250-Euro-Grenze
Maßgeblich ist der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. Liegt die Rechnung darüber, gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Bis 250 Euro reicht die vereinfachte Form.
Erforderliche Angaben
Eine Kleinbetragsrechnung muss enthalten: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag sowie den Steuersatz oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Empfängers sowie eine Rechnungsnummer sind hier nicht nötig.
Vorsteuerabzug
Auch aus einer Kleinbetragsrechnung kannst du die Vorsteuer ziehen, sofern die vereinfachten Angaben vollständig sind. Damit ist sie ein vollwertiger Beleg für die Buchhaltung.
Kleinbetragsrechnung im Alltag
Kleinbetragsrechnungen begegnen dir ständig: Tankquittungen, Kassenbons für Büromaterial, kleine Bewirtungsbelege. Weil sie weniger Pflichtangaben brauchen, sind sie schnell ausgestellt und einfach zu verarbeiten. Trotzdem gilt: Auch ein kleiner Beleg ist ein Beleg und muss aufbewahrt werden. Erfasse Kleinbetragsrechnungen am besten sofort digital, etwa per Foto und Belegerkennung, damit sie nicht verloren gehen oder verblassen. So sicherst du dir den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug, ohne am Jahresende einen Schuhkarton voller Zettel sortieren zu müssen. Liegt der Betrag über 250 Euro brutto, brauchst du wieder eine vollständige Rechnung.
Praxisbeispiel: Eine Kleinbetragsrechnung verbuchen
Du kaufst im Bürofachhandel Material für 47,60 Euro brutto und erhältst einen Kassenbon. Weil der Betrag unter 250 Euro liegt, ist der Bon eine Kleinbetragsrechnung und braucht nur den Namen und die Anschrift des Händlers, das Datum, die Art der Ware, den Bruttobetrag und den Steuersatz. Dein Name muss nicht darauf stehen. Aus den 47,60 Euro brutto bei 19 Prozent ergeben sich 40 Euro netto und 7,60 Euro Vorsteuer, die du geltend machen kannst. Du fotografierst den Bon sofort mit der Belegerkennung deiner Software, sodass er nicht verblasst oder verloren geht. Damit ist der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug gesichert, und der Beleg ist GoBD-konform archiviert – ohne Papierchaos.
Häufig gestellte Fragen zu Kleinbetragsrechnung
Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?
Bis 250 Euro brutto, also inklusive Umsatzsteuer.
Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?
Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Empfängerangaben und Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.
Kann ich aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer ziehen?
Ja, sofern die vereinfachten Pflichtangaben vollständig vorhanden sind.
Gilt die Grenze netto oder brutto?
Brutto. Entscheidend ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.
Muss ich Kleinbetragsrechnungen auch aufbewahren?
Ja. Auch kleine Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Erfasse sie am besten direkt digital, damit sie nicht verloren gehen.
Weiterführende Informationen rund um Kleinbetragsrechnung: in Paragraf 14 UStG.