Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf für dein Unternehmen bezahlst. Das Besondere: Du bekommst sie vom Finanzamt zurück. Vorsteuer und Umsatzsteuer sind zwei Seiten derselben Medaille. Während du auf deine Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer aufschlägst und abführst, holst du dir die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen zurück.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Beim Einkauf von Waren, Material oder Dienstleistungen zahlst du den Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer. Diesen Steueranteil machst du als Vorsteuer geltend. In der Umsatzsteuervoranmeldung ziehst du die gezahlte Vorsteuer von der vereinnahmten Umsatzsteuer ab. Übrig bleibt deine Zahllast ans Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher, etwa in einem investitionsstarken Monat, entsteht ein Erstattungsanspruch.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit du Vorsteuer ziehen darfst, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein. Der Einkauf muss unternehmerisch veranlasst sein. Du brauchst eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen.
Praxisbeispiel
Ein vereinfachtes Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 1.190 Euro brutto. Darin stecken 190 Euro Umsatzsteuer. Diese 190 Euro machst du als Vorsteuer geltend. Hast du im selben Monat 500 Euro Umsatzsteuer eingenommen, führst du nur 310 Euro ans Finanzamt ab. Der Laptop kostet dich wirtschaftlich also nur 1.000 Euro netto.
Kein Vorsteuerabzug für Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und darf im Gegenzug auch keine Vorsteuer ziehen. Bei hohen Anschaffungen ist das ein Nachteil, weil die gezahlte Umsatzsteuer dann zum echten Kostenfaktor wird.
Vorsteuer richtig erfassen
Damit kein Euro Vorsteuer verloren geht, muss jeder Eingangsbeleg vollständig und korrekt erfasst werden. Genau hier setzt eine saubere laufende Buchhaltung an. In meiner Buchhaltungsunterstützung sorge ich dafür, dass deine Belege vollständig vorliegen und die Vorsteuer korrekt zugeordnet wird, damit dein Steuerberater die Voranmeldung zügig erstellen kann.
Vorsteuer bei teils privater Nutzung
Nutzt du eine Anschaffung sowohl betrieblich als auch privat, etwa ein Telefon, einen Laptop oder ein Fahrzeug, darfst du die Vorsteuer nur für den unternehmerischen Anteil ziehen. Den privaten Anteil musst du herausrechnen. Eine saubere Aufteilung und Dokumentation ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug bei einer Betriebsprüfung Bestand hat. Bei gemischt genutzten Gegenständen kommt es zudem auf die Höhe der unternehmerischen Nutzung an, ab der ein Abzug überhaupt möglich ist.
Vorsteuererstattung bei Investitionen
Gerade in der Gründungsphase oder bei größeren Investitionen kann die Vorsteuer höher sein als die eingenommene Umsatzsteuer. Dann führst du nicht ab, sondern bekommst die Differenz vom Finanzamt erstattet. Das verschafft dir in investitionsstarken Monaten Luft, setzt aber voraus, dass alle Eingangsrechnungen korrekt erfasst und fristgerecht gemeldet sind. Wer hier nachlässig ist, verschenkt bares Geld oder bekommt die Erstattung erst verspätet.
Häufig gestellte Fragen zur Vorsteuer
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Es ist dieselbe Steuer aus unterschiedlicher Perspektive. Umsatzsteuer nimmst du von deinen Kunden ein, Vorsteuer zahlst du selbst beim Einkauf. Ans Finanzamt führst du nur die Differenz ab.
Welche Voraussetzungen gelten für den Vorsteuerabzug?
Die Leistung muss unternehmerisch veranlasst sein, und es muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegen. Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug.
Können Kleinunternehmer Vorsteuer geltend machen?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, weil er selbst keine Umsatzsteuer ausweist.
Was passiert mit der Vorsteuer bei einer Erstattung?
Ist die Vorsteuer in einem Zeitraum höher als die Umsatzsteuer, entsteht ein Erstattungsanspruch. Das Finanzamt zahlt die Differenz aus, sobald die Voranmeldung geprüft ist.
Weiterführende Informationen rund um Vorsteuer: im Umsatzsteuergesetz (UStG).