Unterlagen für den Steuerberater
Unterlagen für den Steuerberater: vollständig und übergabefertig
Die Vorbereitung entscheidet über Tempo und Kosten. Diese Seite zeigt dir mit einer klaren Checkliste, welche Unterlagen dein Steuerberater wirklich braucht, wie du sie digital übergibst und welche Fehler du dir sparst.
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Warum vollständige Unterlagen bares Geld sparen
Steuerkanzleien rechnen nach Aufwand und Gegenstandswert ab. Jede Rückfrage, jeder fehlende Beleg und jede unsortierte Ablage kostet Bearbeitungszeit, und die bezahlst du mit.
Umgekehrt gilt: Vollständige, geordnete Unterlagen senken die Kosten, beschleunigen die Bearbeitung und vermeiden Verspätungszuschläge. Die Grundlage dafür ist eine saubere vorbereitende Buchhaltung.
Checkliste
Diese 7 Unterlagen braucht dein Steuerberater
| Unterlage | Wofür |
|---|---|
| Eingangsrechnungen | Basis für Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug, vollständig und digital |
| Ausgangsrechnungen | belegen Umsätze und Umsatzsteuer, fortlaufend nummeriert |
| Kontoauszüge | lückenlos, damit jede Zahlung zugeordnet werden kann |
| Kassenbuch & Barbelege | bei Bargeschäften, Kassenbestand muss jederzeit stimmen |
| Verträge & Dauerbelege | Miete, Leasing, Darlehen, Versicherungen, wiederkehrende Abos |
| Lohnunterlagen | falls Mitarbeitende: Abrechnungen, SV-Meldungen, Arbeitsverträge |
| Sonstige Nachweise | Eigenbelege, Fahrten, Bewirtung, Nachweise zu Sonderfällen |
Für Jahresabschluss oder EÜR zusätzlich: Inventurlisten oder Anlagenverzeichnis, Verträge zu neuen Krediten und Leasing, Nachweise zu privaten Nutzungsanteilen (Firmenwagen, Telefon), Spenden- und Versicherungsnachweise sowie Bewirtungs- und Reisekostenbelege.
Übergabe
Unterlagen digital übergeben: zwei bewährte Wege
1 · Steuerberaterzugang
Deine Kanzlei erhält direkten Einblick in deine Cloud-Buchhaltung, etwa über den Steuerberaterzugang in Lexware Office, und arbeitet auf demselben aktuellen Stand. Niemand verschickt Dateien, nichts geht verloren.
2 · DATEV-Export
Du stellst Buchungssätze und Belege in dem Format bereit, das nahezu jede Kanzlei einlesen kann (DATEV-Export). Voraussetzung: Belege digital erfasst und GoBD-konform archiviert (§147 AO).
Vermeiden
Häufige Fehler bei der Übergabe
Belege erst am Jahresende sortieren
Wer laufend erfasst, übergibt jederzeit vollständig und vermeidet den Dezember-Stress.
Privates und Geschäftliches vermischen
Ohne getrenntes Geschäftskonto wird jede Zuordnung zur Suchaufgabe, und die Kanzlei rechnet die Suchzeit ab.
Belege fehlen oder sind unleserlich
Verblasste Bons und verlorene Rechnungen kosten den Abzug. Digital erfassen schützt davor.
Unvollständig nachreichen
Jede Nachlieferung bedeutet eine neue Bearbeitungsschleife. Einmal komplett übergeben spart Geld.
Wenn dein Rückstand größer ist und sich die Belege stapeln, hilft dir die Seite Buchhaltung aufholen mit einem klaren Fahrplan. Und wenn du die Aufbereitung ganz abgeben möchtest, übernimmt das der Schuhkarton-Service oder ein laufender Buchhaltungsservice.
Routine
So machst du die Übergabe zur Routine
Der größte Hebel ist nicht die einmalige Aufräumaktion, sondern ein fester Rhythmus. Reserviere dir einen festen Termin pro Monat: Belege prüfen, Kontoauszüge ablegen, offene Fragen notieren. Aus zwei Stunden Chaos am Jahresende werden 20 Minuten pro Monat.
Eine feste Ordnerstruktur (ein Bereich je Monat) und Belege sofort per App fotografieren machen die Struktur automatisch. Wer mit digitaler Buchhaltung arbeitet, übergibt keinen Schuhkarton, sondern einen sauberen Datenbestand.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen braucht der Steuerberater für die laufende Buchhaltung?
Vor allem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Kontoauszüge des Geschäftskontos, bei Bargeschäften das Kassenbuch mit Belegen sowie Dauerbelege wie Miet- oder Leasingverträge.
Welche Unterlagen braucht der Steuerberater für den Jahresabschluss?
Zusätzlich zu den laufenden Belegen meist eine Übersicht der offenen Posten, das Anlagenverzeichnis, Darlehens- und Leasingverträge, Inventurlisten sowie Nachweise zu Versicherungen und Sonderausgaben.
Wie übergebe ich die Unterlagen am besten?
Am effizientesten digital: entweder über einen direkten Steuerberaterzugang zu deiner Buchhaltungssoftware oder über einen DATEV-Export. Beides erspart Papierordner und doppelte Erfassung.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Die Kanzlei muss nachfragen, schätzen oder nacharbeiten. Das kostet Zeit und erhöht die Rechnung. Fehlen Belege dauerhaft, riskierst du den Verlust des Betriebsausgabenabzugs.
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege und Rechnungen unterliegen einer mehrjährigen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach §147 AO. Digitale Belege müssen dabei revisionssicher und unveränderbar gespeichert sein.
Dauerhaft übergabefertig, ohne selbst zu sortieren
Du möchtest deine Unterlagen für den Steuerberater immer griffbereit haben? Genau dabei unterstütze ich dich: digital, strukturiert und alltagstauglich.