Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie ist ein reiner, strukturierter Datensatz im XML-Format und erfüllt die europäische Norm EN 16931. Anders als eine PDF-Rechnung enthält die XRechnung die Rechnungsdaten maschinenlesbar, sodass Software sie automatisch auslesen und verarbeiten kann.
Wofür wird die XRechnung gebraucht?
Die XRechnung ist vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Wer an Behörden oder öffentliche Einrichtungen Rechnungen stellt, muss sie in der Regel als XRechnung einreichen. Darüber hinaus ist sie eines der zulässigen Formate für die E-Rechnung im B2B-Bereich.
XRechnung und ZUGFeRD
Beide sind zulässige E-Rechnungsformate, unterscheiden sich aber im Aufbau. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne sichtbares Layout, lesbar nur über entsprechende Software. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein sichtbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz. Für den Austausch mit der öffentlichen Hand wird häufig die XRechnung verlangt.
Wie erstellst und empfängst du eine XRechnung?
Eine XRechnung erstellst du nicht von Hand, sondern über ein Programm, das das Format erzeugt. Buchhaltungslösungen wie Lexware Office unterstützen die Erstellung und den Empfang. Beim Empfang wird der XML-Datensatz eingelesen, lesbar gemacht und verbucht.
XRechnung in der Praxis
Wichtig ist, dass deine Software das Format korrekt erzeugt und einliest und dass die Belege revisionssicher abgelegt werden. Wie du den Empfang und die Verarbeitung sauber einrichtest, zeige ich dir in meiner Buchhaltungsunterstützung.
Wo wird die XRechnung gebraucht?
Die XRechnung ist das verpflichtende Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Wer also an Behörden, Ministerien oder andere staatliche Stellen fakturiert, kommt an diesem Format nicht vorbei. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr (B2B) gewinnt das Thema auch für Selbstständige untereinander an Bedeutung. Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbares Layout – sie ist für die maschinelle Verarbeitung gemacht, nicht für das menschliche Auge. Genau das macht sie für automatisierte Buchhaltungsprozesse so wertvoll.
Häufig gestellte Fragen zur XRechnung
Ist die XRechnung dasselbe wie eine PDF-Rechnung?
Nein. Eine PDF ist ein Bild der Rechnung, die XRechnung ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann.
Wann muss ich eine XRechnung ausstellen?
Vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist außerdem eines der zulässigen Formate für die E-Rechnung im B2B-Bereich.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Beide erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Über ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office, das das Format unterstützt. Du füllst deine Rechnung wie gewohnt aus, und die Software erzeugt im Hintergrund die normgerechte XML-Datei.
Weiterführende Informationen rund um XRechnung: auf dem Portal E-Rechnung des Bundes.