Belege checken – sind sie finanzamtsicher

Was der Belegcheck prüft

Eine Rechnung ist nur dann finanzamtssicher, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind. Genau das prüft der Belegcheck: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Liefer- oder Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten die vereinfachten Regeln der Kleinbetragsrechnung, auch das fließt in die Prüfung mit ein.

Warum vollständige Belege bares Geld wert sind

Fehlt auf einer Eingangsrechnung auch nur eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen, im Zweifel Jahre später bei einer Betriebsprüfung. Aus einem kleinen Formfehler wird dann eine echte Nachzahlung. So findest du solche Fehler, bevor es teuer wird: bei deinen eigenen Ausgangsrechnungen genauso wie bei Rechnungen, die du von Lieferanten erhältst.

So funktioniert der Belegcheck

1. Beleg hochladen oder Fragen beantworten. Zieh deine Rechnung als PDF, JPG, PNG oder XML in das Feld oben, oder beantworte die 12 Fragen manuell.
2. Sofort-Ergebnis ansehen. Du siehst direkt, welche Pflichtangaben vorhanden sind und welche fehlen. Alles läuft lokal in deinem Browser, ohne Anmeldung und ohne dass dein Beleg gespeichert wird.
3. Checkliste mitnehmen. Auf Wunsch bekommst du eine persönliche PDF-Checkliste mit deinen offenen Punkten und einer Muster-Rechnung.

Übrigens: Vollständige Belege sind nicht nur für den Vorsteuerabzug wichtig, sondern auch für eine saubere Ablage nach GoBD. Jede Rechnung muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg unveränderbar gespeichert werden, am besten digital. Wenn du deine Belege ohnehin digital erfasst, etwa mit einer digitalen Belegablage, erledigst du Prüfung und Archivierung in einem Schritt. Und falls du regelmäßig Rechnungen schreibst, lohnt sich eine Software, die alle Pflichtangaben automatisch richtig setzt: So entstehen Formfehler gar nicht erst, und deine Ausgangsrechnungen sind ohne Extraaufwand finanzamtssicher.

Belegcheck für E-Rechnungen: XML wird automatisch ausgelesen

Seit 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen der Standard. Auch hier hilft dir der Belegcheck: Lade einfach die XML-Datei hoch, die Pflichtangaben werden automatisch ausgelesen und geprüft. Das funktioniert sowohl mit der XRechnung als auch mit dem Hybridformat ZUGFeRD. Gerade beim Umstieg auf die E-Rechnung schleichen sich nämlich gern Fehler ein, etwa eine fehlende Leitweg-ID bei Rechnungen an Behörden oder ein falsch hinterlegter Steuersatz.

Mein Tipp für die Praxis: Prüfe nicht nur deine eigenen Rechnungen, sondern stichprobenartig auch die deiner Lieferanten. Denn beim Vorsteuerabzug haftest du dafür, dass die Eingangsrechnung formal korrekt ist. Eine kurze Prüfung beim Eingang erspart dir Diskussionen Jahre später. Wenn du unsicher bist, wie du die Rechnungsprüfung dauerhaft in deinen Ablauf einbaust, schauen wir uns das gerne gemeinsam an.

Häufig gestellte Fragen zum Belegcheck

Was prüft der Belegcheck?

Geprüft werden alle 12 Pflichtangaben einer Rechnung nach Paragraf 14 UStG: von Name und Anschrift beider Parteien über Steuernummer, Rechnungsnummer und Datum bis zu Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz.

Ist der Belegcheck kostenlos?

Ja, die Prüfung ist komplett kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Die Prüfung läuft lokal in deinem Browser, dein Beleg wird weder hochgeladen noch gespeichert.

Welche Dateiformate kann ich prüfen lassen?

Du kannst PDF-, JPG-, PNG- und XML-Dateien hochladen, also auch E-Rechnungen. Alternativ beantwortest du die 12 Fragen einfach manuell.

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Du bekommst auf Wunsch eine persönliche Checkliste als PDF mit deinen offenen Punkten und einer rechtssicheren Muster-Rechnung. Bei Fragen kannst du direkt ein kostenloses Erstgespräch buchen.

Der Belegcheck zeigt dir, wo du stehst. Wenn du deine Rechnungsstellung und Belegablage dauerhaft sauber aufstellen möchtest, buche dir gerne ein kostenloses Erstgespräch.