Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung gegenüber dem Kunden abrechnet. Sie hält fest, was geliefert wurde, was es kostet und welche Umsatzsteuer anfällt. Für Selbstständige ist die Rechnung das zentrale Beleg- und Buchungsdokument – und sie muss bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug beim Kunden anerkannt wird.
Pflichtangaben einer Rechnung
Nach § 14 UStG muss eine Rechnung unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift von leistendem Unternehmen und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das Nettoentgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.
Aufbewahrung und Fristen
Rechnungen müssen nach den GoBD zehn Jahre aufbewahrt werden – elektronische Rechnungen dabei im Originalformat. Die Rechnung sollte zeitnah, in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, gestellt werden. Eine saubere, fortlaufende Nummerierung ist Pflicht und erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung.
Papier- oder E-Rechnung?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gewinnt das strukturierte Format an Bedeutung. Wer mit einer Software wie Lexware Office arbeitet, erstellt Rechnungen normgerecht und kann sie direkt digital archivieren und an die Buchhaltung übergeben.
Rechnung digital erstellen und versenden
In der Praxis erstellst du Rechnungen heute meist mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware. Programme wie Lexware Office hinterlegen deine Stammdaten, vergeben automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und prüfen, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Versendest du die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung, landet sie zugleich revisionssicher in deiner digitalen Ablage. Auch wiederkehrende Rechnungen, etwa bei Abos oder Wartungsverträgen, lassen sich automatisieren. Wichtig bleibt: Die Software nimmt dir die Pflichtangaben ab, nicht aber die richtige Leistungsbeschreibung oder den passenden Steuersatz. Eine saubere Vorlage, die du einmal sorgfältig anlegst, zahlt sich bei jeder weiteren Rechnung aus.
Praxisbeispiel: Rechnung Schritt für Schritt
Stell dir vor, du bist Grafikdesignerin und hast für einen Kunden ein Logo erstellt. Deine Rechnung beginnt mit deinem Namen und deiner Anschrift sowie denen des Kunden. Es folgen das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer wie 2026-014 und das Leistungsdatum. In der Positionszeile steht „Erstellung Logo-Design inkl. zwei Korrekturschleifen“, der Nettobetrag von 800 Euro, darunter 19 Prozent Umsatzsteuer (152 Euro) und der Bruttobetrag von 952 Euro. Abschließend nennst du deine Steuernummer, die Bankverbindung und ein Zahlungsziel von 14 Tagen. Diese Rechnung enthält alle Pflichtangaben, der Kunde kann die Vorsteuer ziehen und du verbuchst 800 Euro als Betriebseinnahme. Würde die Steuernummer fehlen, könnte das Finanzamt dem Kunden den Vorsteuerabzug verweigern – ein kleiner Fehler mit großer Wirkung. Genau deshalb lohnt sich eine sorgfältig angelegte Rechnungsvorlage.
Häufig gestellte Fragen zu Rechnung
Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnung?
Unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Elektronische Rechnungen müssen dabei im ursprünglichen Format revisionssicher gespeichert werden.
Bis wann muss ich eine Rechnung stellen?
In der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung. Je früher du sie stellst, desto schneller kommt dein Geld.
Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug entfallen. Die Rechnung lässt sich aber korrigieren oder durch eine Stornorechnung und Neuausstellung ersetzen.
Kann ich Rechnungen automatisch erstellen lassen?
Ja. Mit einer Software wie Lexware Office lassen sich Stammdaten, Nummernkreise und wiederkehrende Rechnungen automatisieren. Du musst nur die Leistung und den Steuersatz korrekt hinterlegen.
Weiterführende Informationen rund um Rechnung: in Paragraf 14 UStG.