Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Steuern im Geschäftsalltag von Selbstständigen. Sie wird auf fast jede Lieferung und Leistung erhoben, vom Unternehmen eingenommen und an das Finanzamt abgeführt. Wirtschaftlich trägt sie am Ende der Verbraucher, durchgereicht wird sie über die Unternehmen. Wer selbstständig ist, sollte das Prinzip verstehen, denn die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten, der trotzdem viel Sorgfalt verlangt.
Wie funktioniert die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer, umgangssprachlich oft Mehrwertsteuer genannt, fällt auf den Verkaufspreis einer Ware oder Dienstleistung an. In Deutschland gibt es zwei Sätze: den Regelsteuersatz von 19 Prozent und den ermäßigten Satz von 7 Prozent, der zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher oder bestimmte kulturelle Leistungen gilt.
Als Unternehmen schlägst du die Umsatzsteuer auf deine Rechnungen auf, vereinnahmst sie von deinen Kunden und führst sie an das Finanzamt ab. Du bist also eine Art Treuhänder: Das Geld gehört nicht dir, sondern dem Staat. Genau deshalb ist eine saubere Trennung wichtig, damit die abzuführende Umsatzsteuer nicht versehentlich als verfügbares Guthaben wahrgenommen wird.
Umsatzsteuer und Vorsteuer: das Zusammenspiel
Beim Einkauf zahlst du selbst Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Diese kannst du dir vom Finanzamt zurückholen. An das Finanzamt führst du nur die Differenz ab: vereinnahmte Umsatzsteuer minus gezahlte Vorsteuer ergibt deine Zahllast. Ist die Vorsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer, entsteht ein Erstattungsanspruch. Gemeldet wird das über die Umsatzsteuervoranmeldung.
Praxisbeispiel
Ein vereinfachtes Beispiel: Du stellst einem Kunden eine Rechnung über 1.000 Euro netto. Darauf kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 190 Euro. Der Kunde zahlt 1.190 Euro. Im selben Monat kaufst du Material für 500 Euro netto und zahlst darauf 95 Euro Vorsteuer. Deine Zahllast ans Finanzamt beträgt 190 Euro minus 95 Euro, also 95 Euro. Die 190 Euro waren nie dein Geld, und die 95 Euro Vorsteuer bekommst du gegengerechnet.
Soll- oder Ist-Versteuerung
Es gibt zwei Methoden, wann die Umsatzsteuer fällig wird. Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit dem Stellen der Rechnung, unabhängig davon, ob der Kunde schon gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie erst mit dem Zahlungseingang. Gerade für kleine Unternehmen ist die Ist-Versteuerung oft vorteilhafter, weil du die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren musst. Sie muss beim Finanzamt beantragt werden und ist an Umsatzgrenzen gebunden.
Umsatzsteuer für Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und führt auch keine ab. Dafür darf er im Gegenzug keine Vorsteuer ziehen. Das vereinfacht die Buchhaltung deutlich, lohnt sich aber nicht in jedem Fall, etwa bei hohen Anfangsinvestitionen, bei denen der Vorsteuerabzug bares Geld wert wäre.
Umsatzsteuer bei Geschäften mit dem Ausland
Sobald du Leistungen ins Ausland erbringst oder aus dem Ausland einkaufst, wird die Umsatzsteuer komplexer. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Nicht du, sondern der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land. Auf deiner Rechnung weist du dann keine Umsatzsteuer aus, sondern einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers. Voraussetzung ist meist eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten. In solchen Fällen lohnt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater, weil die korrekte Behandlung von der Art der Leistung und vom Sitz des Kunden abhängt.
Was passiert bei Fehlern?
Fehler bei der Umsatzsteuer sind teuer. Wer Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, auch wenn der Ausweis falsch war. Wer zu wenig abführt, riskiert Nachzahlungen und Zinsen. Und wer Vorsteuer aus formal fehlerhaften Rechnungen zieht, bekommt sie bei einer Betriebsprüfung gestrichen. Genau deshalb ist die saubere, laufende Erfassung jedes Belegs mit dem richtigen Steuersatz so wichtig.
Umsatzsteuer richtig erfassen
Die Umsatzsteuer korrekt zu erfassen ist eine Kernaufgabe der laufenden Buchhaltung. Jeder Beleg muss mit dem richtigen Steuersatz gebucht werden, damit Voranmeldung und Auswertungen stimmen. Ein Programm wie Lexware Office ordnet die Steuersätze automatisch zu, sofern die Belege sauber erfasst sind. Genau diese Vorarbeit übernehme ich in meiner Buchhaltungsunterstützung, damit deine Umsatzsteuer am Monatsende ohne Stress stimmt. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall und die Voranmeldung selbst bleiben Aufgabe deines Steuerberaters.
Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer
Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?
Gemeint ist dasselbe. „Mehrwertsteuer” ist der umgangssprachliche Begriff, „Umsatzsteuer” der steuerrechtlich korrekte. Auf Rechnungen steht meist „Umsatzsteuer” oder „USt”.
Wann muss ich die Umsatzsteuer abführen?
Die Umsatzsteuer wird über die Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet, monatlich oder vierteljährlich, jeweils zum 10. des Folgemonats. Die Zahllast ist dann fällig, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
Welche Umsatzsteuersätze gibt es?
Den Regelsteuersatz von 19 Prozent und den ermäßigten Satz von 7 Prozent. Welcher gilt, hängt von der Art der Leistung ab.
Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die USt-IdNr. ist eine eigene Nummer für den innergemeinschaftlichen Waren- und Leistungsverkehr in der EU. Du beantragst sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Für Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland ist sie in der Regel Pflicht.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer zahlen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab, kannst dafür aber auch keine Vorsteuer geltend machen.
Weiterführende Informationen rund um Umsatzsteuer: im Umsatzsteuergesetz (UStG).