Ein Beleg ist der schriftliche oder digitale Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Er dokumentiert, dass eine Einnahme oder Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat. In der Buchhaltung gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ – jeder Eintrag muss durch einen Beleg nachweisbar sein.
Arten von Belegen
Man unterscheidet Fremdbelege (von außen, zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Quittungen) und Eigenbelege (selbst erstellt, wenn kein Fremdbeleg vorliegt). Typische Belege sind Rechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Lieferscheine und Verträge.
Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“
Jeder Geschäftsvorfall muss belegt sein, damit die Buchhaltung den GoBD entspricht und einer Betriebsprüfung standhält. Fehlt ein Fremdbeleg, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg erstellt werden.
Aufbewahrung von Belegen
Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht von in der Regel zehn Jahren. Digitale Belege müssen revisionssicher und unveränderbar archiviert werden. Eine geordnete Belegablage – idealerweise digital – spart bei der Buchhaltung viel Zeit.
Belege digital organisieren
Eine geordnete Belegablage ist das Rückgrat einer reibungslosen Buchhaltung. Statt Papier zu sammeln, lohnt sich die digitale Erfassung: Belege werden fotografiert oder per E-Mail importiert, automatisch ausgelesen und den passenden Buchungen zugeordnet. Das spart Zeit, verhindert verlorene Belege und macht die monatliche Buchhaltung deutlich schneller. Wichtig ist die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung – digitale Belege dürfen nachträglich nicht veränderbar sein. Wer Belege konsequent zeitnah erfasst, hat am Jahresende keinen Stress mit der Sortierung und ist bei einer Betriebsprüfung jederzeit auskunftsfähig. Eine klare Routine, etwa einmal pro Woche, hält den Aufwand gering.
Praxisbeispiel: Vom Beleg zur Buchung
Du tankst geschäftlich für 80 Euro und erhältst eine Quittung. Dieser Beleg ist die Grundlage für die Buchung nach dem Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Zu Hause fotografierst du die Quittung, deine Software liest Datum, Betrag und Umsatzsteuer automatisch aus und schlägt das passende Konto vor. Du ordnest den Beleg der Ausgabe zu, ziehst die enthaltene Vorsteuer und archivierst ihn revisionssicher. Gäbe es den Beleg nicht, dürftest du die Ausgabe nicht verbuchen und müsstest im Zweifel einen Eigenbeleg erstellen – mit höherem Risiko bei der Betriebsprüfung. Durch die sofortige digitale Erfassung sparst du dir am Jahresende das mühsame Sortieren und hast jederzeit einen vollständigen, geordneten Beleg-Bestand.
Häufig gestellte Fragen zu Beleg
Was bedeutet „keine Buchung ohne Beleg“?
Jeder Geschäftsvorfall in der Buchhaltung muss durch einen Beleg nachgewiesen sein. Ohne Beleg ist die Buchung nicht zulässig.
Was ist der Unterschied zwischen Fremd- und Eigenbeleg?
Ein Fremdbeleg stammt von außen, etwa eine Lieferantenrechnung. Einen Eigenbeleg erstellst du selbst, wenn kein Fremdbeleg vorliegt.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
In der Regel zehn Jahre. Digitale Belege müssen revisionssicher gespeichert werden.
Dürfen Belege digital sein?
Ja. Digitale Belege sind zulässig, wenn sie GoBD-konform und unveränderbar archiviert werden.
Wie bewahre ich Belege am besten auf?
Digital, GoBD-konform und revisionssicher. Erfasse Belege zeitnah per Foto oder E-Mail-Import, damit sie unveränderbar archiviert und jederzeit auffindbar sind.
Weiterführende Informationen rund um Beleg: in Paragraf 147 AO.