E-Rechnung für Kleinunternehmer: was wirklich gilt

Die E-Rechnung für Kleinunternehmer sorgt für viel Verunsicherung: Muss ich jetzt auch umstellen? Die kurze Antwort ist beruhigend und überraschend zugleich. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 können. Ausstellen musst du sie als Kleinunternehmer dauerhaft nicht.

Diese Seite erklärt dir, was bei der E-Rechnung für Kleinunternehmer wirklich gilt, welche Fristen laufen und welche drei Dinge du jetzt erledigen solltest, damit das Thema entspannt bleibt.

Die kurze Antwort: Empfangen ja, Ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen der neue Standard. Für Kleinunternehmer gilt dabei eine klare Zweiteilung: Die Empfangspflicht trifft alle Unternehmen, also auch dich. Von der Ausstellungspflicht bist du als Kleinunternehmer dagegen dauerhaft befreit.

Empfangspflicht seit 2025: die E-Rechnung für Kleinunternehmer im Posteingang

Schickt dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Damit du die strukturierte Rechnung auch lesen kannst, brauchst du zusätzlich eine Software oder einen Viewer, der das Format anzeigt.

Wichtig ist auch die Ablage: Empfangene E-Rechnungen müssen im Originalformat, GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden (siehe digitale Archivierung). Ein Ausdruck auf Papier ersetzt das Original nicht.

Ausstellen: Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit

Hier kommt die gute Nachricht: Das Jahressteuergesetz 2024 hat Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG ausdrücklich von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, geregelt in Paragraf 34a UStDV. Du darfst also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen, dauerhaft und ohne Frist. Die Grundlagen deiner Sonderstellung erklärt das Glossar zur Kleinunternehmerregelung.

Freiwillig E-Rechnungen ausstellen darfst du natürlich trotzdem. Gerade bei Geschäftskunden, die ihre Buchhaltung automatisiert haben, kommt das gut an und beschleunigt deine Bezahlung.

E-Rechnung für Kleinunternehmer: die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller dürfen übergangsweise noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF) verwenden.
• Bis Ende 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Aussteller mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Dauerhaft: Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellungspflicht befreit.

Die offiziellen Antworten des Bundesfinanzministeriums findest du in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Was du als Kleinunternehmer jetzt tun solltest

1. E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen. Eine feste Adresse, die du regelmäßig prüfst, genügt für die Empfangspflicht.
2. Lesbarkeit sicherstellen. Richte dir eine Software oder einen Viewer ein, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.
3. Archivierung regeln. Speichere E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher ab, nicht nur als Ausdruck.
4. Eigene Rechnungen prüfen. Die E-Rechnung für Kleinunternehmer ist beim Ausstellen freiwillig, du darfst bei Papier oder PDF bleiben. Prüfe aber, ob deine Kunden E-Rechnungen bevorzugen, freiwillig umstellen ist jederzeit möglich.

E-Rechnung für Kleinunternehmer mit Lexware Office

Am einfachsten erledigst du alle drei Punkte mit einer Cloud-Buchhaltung: E-Rechnungen in Lexware Office werden automatisch empfangen, lesbar angezeigt, verbucht und GoBD-konform archiviert. So ist die E-Rechnung für Kleinunternehmer kein Sonderthema mehr, sondern läuft einfach mit. Einen breiteren Überblick über die Pflicht für alle Selbstständigen findest du auf der Seite E-Rechnung für Selbstständige.

Typische Irrtümer zur E-Rechnung für Kleinunternehmer

Irrtum 1: „Als Kleinunternehmer betrifft mich das alles nicht.” Doch. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für dich. Wer eingehende E-Rechnungen ignoriert oder ungelesen löscht, riskiert Ärger mit Lieferanten und Lücken in der Buchhaltung.

Irrtum 2: „Eine PDF-Rechnung ist doch eine E-Rechnung.” Nein. Eine einfache PDF ist seit 2025 nur noch eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Irrtum 3: „Ich muss teure Software kaufen.” Musst du nicht. Für den reinen Empfang genügen ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer. Komfortabler wird es mit einer Cloud-Buchhaltung, die ohnehin oft günstiger ist als gedacht.

Was gilt, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest?

Überschreitest du die Grenze von 25.000 Euro Vorjahresumsatz oder 100.000 Euro im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung und damit perspektivisch auch deine Befreiung von der Ausstellungspflicht. Dann gelten für dich die allgemeinen Regeln: Im B2B-Geschäft musst du nach Ablauf der Übergangsfristen selbst E-Rechnungen ausstellen, spätestens ab 2028.

Mein Rat: Wenn dein Umsatz wächst, stelle deine Rechnungsstellung frühzeitig um, statt auf den letzten Drücker. Mit der richtigen Software ist der Wechsel ein Klick und du bist sauber vorbereitet, egal wie sich dein Geschäft entwickelt.

Häufig gestellte Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (Paragraf 34a UStDV). Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Ausnahme.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja, technisch genügt ein E-Mail-Postfach. Zusätzlich brauchst du eine Möglichkeit, das strukturierte Format lesbar zu machen, etwa eine Buchhaltungssoftware oder einen kostenlosen Viewer.

Welche Übergangsfristen gelten bei der E-Rechnung für Kleinunternehmer?

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon seit 2025.

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?

Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und maximal 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, endet die Regelung sofort.

Muss ich empfangene E-Rechnungen archivieren?

Ja. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat, GoBD-konform und revisionssicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Ein einfacher Ausdruck reicht nicht.

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