E-Rechnung für Kleinunternehmer
E-Rechnung für Kleinunternehmer: was wirklich gilt
Die kurze Antwort: Empfangen ja, Ausstellen nein. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 können. Ausstellen musst du sie als Kleinunternehmer dauerhaft nicht. Diese Seite erklärt, welche Fristen laufen und welche drei Dinge du jetzt erledigen solltest.
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Die Zweiteilung für Kleinunternehmer
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B der neue Standard. Für Kleinunternehmer gilt eine klare Zweiteilung: Empfangen ja, Ausstellen nein.
| Für Kleinunternehmer (§19) | Gilt das? | Details |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen & lesen | Ja, Pflicht | seit 01.01.2025, ohne Ausnahme |
| E-Rechnungen ausstellen | Nein, dauerhaft befreit | §34a UStDV, Papier/PDF weiter erlaubt |
| Revisionssicher archivieren | Ja, im Originalformat | GoBD-konform, für empfangene E-Rechnungen |
| Freiwillig ausstellen | jederzeit möglich | bei Geschäftskunden oft erwünscht |
Empfangspflicht
Die E-Rechnung im Posteingang
Schickt dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Technisch genügt ein E-Mail-Postfach. Damit du die strukturierte Rechnung auch lesen kannst, brauchst du zusätzlich eine Software oder einen Viewer. Empfangene E-Rechnungen müssen im Originalformat GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt das Original nicht.
Ausstellen bleibt freiwillig: Das Jahressteuergesetz 2024 befreit Kleinunternehmer nach §19 UStG dauerhaft von der Ausstellungspflicht (§34a UStDV). Du darfst weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Freiwillig umstellen ist trotzdem jederzeit möglich und kommt bei automatisierten Geschäftskunden gut an.
Klarstellung
Drei typische Irrtümer
Irrtum 1
„Als Kleinunternehmer betrifft mich das alles nicht.“
Doch. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für dich. Wer eingehende E-Rechnungen ignoriert, riskiert Ärger mit Lieferanten und Lücken in der Buchhaltung.
Irrtum 2
„Eine PDF-Rechnung ist doch eine E-Rechnung.“
Nein. Eine einfache PDF ist seit 2025 nur eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Irrtum 3
„Ich muss teure Software kaufen.“
Musst du nicht. Für den reinen Empfang genügen ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer. Komfortabler wird es mit einer Cloud-Buchhaltung.
Deine To-dos
Was du als Kleinunternehmer jetzt tun solltest
- E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen. Eine feste Adresse, die du regelmäßig prüfst, genügt für die Empfangspflicht.
- Lesbarkeit sicherstellen. Eine Software oder ein Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.
- Archivierung regeln. E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher ablegen, nicht nur als Ausdruck.
- Eigene Rechnungen prüfen. Ausstellen ist freiwillig. Prüfe, ob deine Kunden E-Rechnungen bevorzugen.
Am einfachsten erledigst du alle Punkte mit einer Cloud-Buchhaltung: In Lexware Office werden E-Rechnungen automatisch empfangen, lesbar angezeigt, verbucht und GoBD-konform archiviert. Einen breiteren Überblick über die Pflicht für alle Selbstständigen findest du auf der Seite E-Rechnung für Selbstständige.
Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest: Über 25.000 € Vorjahresumsatz oder 100.000 € im laufenden Jahr endet die Kleinunternehmerregelung und damit perspektivisch auch die Befreiung vom Ausstellen. Dann gelten die allgemeinen Regeln, im B2B spätestens ab 2028. Die offiziellen Antworten dazu stehen in den BMF-FAQ zur E-Rechnung. Mein Rat: bei wachsendem Umsatz die Rechnungsstellung frühzeitig umstellen.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung befreit (§34a UStDV). Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Ausnahme.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja, technisch genügt ein E-Mail-Postfach. Zusätzlich brauchst du eine Möglichkeit, das strukturierte Format lesbar zu machen, etwa eine Buchhaltungssoftware oder einen kostenlosen Viewer.
Welche Übergangsfristen gelten?
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon seit 2025.
Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und maximal 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, endet die Regelung sofort.
Muss ich empfangene E-Rechnungen archivieren?
Ja. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat, GoBD-konform und revisionssicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Ein einfacher Ausdruck reicht nicht.
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