Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Was ist eine E-Rechnung? Sie ist kein PDF und kein Papier, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen und verarbeiten kann.
E-Rechnung ist nicht gleich PDF
Das ist das häufigste Missverständnis. Eine PDF-Datei ist ein Bild der Rechnung für das menschliche Auge. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert, sodass ein Programm Betrag, Steuer und Positionen direkt verarbeiten kann. Eine eingescannte oder als PDF verschickte Rechnung erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung daher nicht.
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland sind zwei Formate maßgeblich. XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format, der vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verlangt wird. ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz, sodass Mensch und Maschine dieselbe Rechnung lesen. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Wofür gibt es die E-Rechnung?
Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisch buchen, prüfen und melden. Das senkt Fehler und Aufwand. Seit dem 1. Januar 2025 muss zudem jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028.
E-Rechnung in der Praxis umsetzen
Empfangen, lesbar machen und revisionssicher ablegen übernimmt ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office. Welche Pflichten konkret für dich gelten und wie du den Empfang einrichtest, erfährst du ausführlich auf meiner Seite E-Rechnung für Selbstständige. Die laufende Verarbeitung ist Teil meiner Buchhaltungsunterstützung.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Eine E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz. Für viele Selbstständige ist ZUGFeRD praktischer, weil das Dokument auch ohne spezielle Software lesbar bleibt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verarbeiten können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft befreit.
Weiterführende Informationen rund um E-Rechnung: auf dem Portal E-Rechnung des Bundes.