Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die dein Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Sie dokumentiert eine bezogene Leistung und ist die Grundlage dafür, dass du den Betrag bezahlst und die enthaltene Vorsteuer geltend machst. Aus Sicht des Lieferanten ist dasselbe Dokument eine Ausgangsrechnung.
Prüfung der Eingangsrechnung
Vor der Bezahlung solltest du jede Eingangsrechnung prüfen: Stimmen Leistung, Menge und Preis mit der Bestellung überein? Sind alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden? Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug und schützt vor Fehlzahlungen.
Buchung und Vorsteuer
In der Buchhaltung wird die Eingangsrechnung als Betriebsausgabe erfasst. Die ausgewiesene Umsatzsteuer ziehst du als Vorsteuer ab, sodass nur der Nettobetrag deinen Gewinn mindert. Offene Eingangsrechnungen erscheinen als offene Posten auf der Kreditorenseite.
Digitale Verarbeitung
Mit Belegerkennung (OCR) in einer Software wie Lexware Office lassen sich Eingangsrechnungen automatisch auslesen, verbuchen und revisionssicher archivieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Erfassung.
Eingangsrechnungen organisieren
Damit keine Eingangsrechnung untergeht, lohnt sich ein fester Ablauf: Rechnung erfassen, sachlich und rechnerisch prüfen, freigeben, bezahlen und archivieren. Digitale Werkzeuge holen Eingangsrechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach oder per Belegerkennung ab und ordnen sie den offenen Posten zu. So behältst du Zahlungsfristen und mögliche Skonti im Blick und vermeidest Mahnungen oder doppelte Zahlungen. Gerade bei vielen Lieferanten ist eine strukturierte Belegablage Gold wert: Sie macht die monatliche Buchhaltung schneller und sorgt dafür, dass bei einer Betriebsprüfung jeder Beleg sofort auffindbar ist.
Praxisbeispiel: Eine Eingangsrechnung prüfen
Du erhältst von deiner Druckerei eine Eingangsrechnung über 595 Euro brutto für Visitenkarten und Flyer. Bevor du zahlst, gleichst du sie mit deiner Bestellung ab: Menge (500 Visitenkarten, 1.000 Flyer) und Preis stimmen. Du prüfst die Pflichtangaben – Name, Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag (500 Euro), 19 Prozent Umsatzsteuer (95 Euro) – alles vorhanden. Jetzt buchst du 500 Euro als Betriebsausgabe und ziehst 95 Euro Vorsteuer. Die Rechnung wandert als offener Posten in die Buchhaltung, bis du sie bezahlst, und wird anschließend revisionssicher archiviert. Hättest du die Rechnung ungeprüft bezahlt und es wäre eine zu hohe Menge berechnet worden, hättest du zu viel überwiesen. Die kurze Prüfung schützt also bares Geld und sichert den Vorsteuerabzug.
Häufig gestellte Fragen zu Eingangsrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung erhältst du von einem Lieferanten, eine Ausgangsrechnung stellst du selbst an deinen Kunden. Es ist dieselbe Rechnung aus zwei Perspektiven.
Kann ich die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung abziehen?
Ja, sofern die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Kleinunternehmer können keine Vorsteuer ziehen.
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, wie alle Rechnungen. Digitale Eingangsrechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden.
Muss ich jede Eingangsrechnung prüfen?
Ja. Nur eine korrekte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug und schützt vor falschen Zahlungen.
Wie behalte ich offene Eingangsrechnungen im Blick?
Über die offene-Posten-Liste deiner Buchhaltung. Software liest Eingangsrechnungen automatisch ein und zeigt Fälligkeiten sowie mögliche Skonti an.
Weiterführende Informationen rund um Eingangsrechnung: in Paragraf 14 UStG.