Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die du selbst an deine Kunden stellst, um eine erbrachte Leistung oder Lieferung abzurechnen. Sie ist die Grundlage für deinen Umsatz und für die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abführst. Beim Kunden ist dasselbe Dokument eine Eingangsrechnung.
Inhalt und Pflichtangaben
Wie jede Rechnung muss auch die Ausgangsrechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer und den korrekten Steuerausweis. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Umsatzsteuer und Buchung
Die in der Ausgangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist für dich ein durchlaufender Posten, den du über die Umsatzsteuer-Voranmeldung abführst. Der Nettobetrag zählt als Betriebseinnahme. Unbezahlte Ausgangsrechnungen erscheinen als offene Posten auf der Debitorenseite.
Schneller bezahlt werden
Klare Zahlungsziele, eine korrekte Rechnung und gegebenenfalls Skonto fördern eine pünktliche Zahlung. Bei Verzug hilft ein strukturiertes Mahnwesen. Software wie Lexware Office erstellt Ausgangsrechnungen normgerecht und behält offene Posten im Blick.
Ausgangsrechnungen und der Zahlungseingang
Eine Ausgangsrechnung ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn das Geld auf deinem Konto ist. Deshalb gehört zur Rechnungsstellung auch die Überwachung der Zahlungseingänge. Bleibt eine Zahlung aus, hilft ein klar geregeltes Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und Mahnstufen. Je strukturierter du Ausgangsrechnungen und offene Posten verwaltest, desto stabiler ist deine Liquidität. Buchhaltungssoftware gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit den offenen Rechnungen ab und markiert bezahlte Posten. So siehst du jederzeit, welche Kunden noch offen sind, und kannst frühzeitig nachhaken, statt am Jahresende böse Überraschungen zu erleben.
Praxisbeispiel: Eine Ausgangsrechnung nachverfolgen
Du bist Beraterin und stellst einem Kunden 1.785 Euro brutto (1.500 Euro netto plus 285 Euro Umsatzsteuer) für einen Workshop in Rechnung, Zahlungsziel 14 Tage. Die 1.500 Euro netto sind deine Betriebseinnahme, die 285 Euro Umsatzsteuer führst du über die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Solange der Kunde nicht zahlt, steht die Rechnung als offener Posten auf der Debitorenseite. Nach 14 Tagen ist noch kein Geld eingegangen, also schickst du eine freundliche Zahlungserinnerung. Drei Tage später bucht der Kunde, deine Software gleicht den Zahlungseingang automatisch mit der Rechnung ab und markiert sie als bezahlt. Hättest du die offenen Posten nicht im Blick gehabt, wäre die Forderung womöglich untergegangen. So aber bleibt deine Liquidität planbar.
Häufig gestellte Fragen zu Ausgangsrechnung
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Rechnung, die du an einen Kunden stellst, um deine Leistung abzurechnen. Sie begründet deinen Umsatz und deine Umsatzsteuerpflicht.
Muss ich auf Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausweisen?
Ja, sofern du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken dies auf der Rechnung.
Wie zähle ich Rechnungsnummern?
Fortlaufend und eindeutig. Lücken oder Dopplungen sind zu vermeiden, ein logisches Nummernschema ist erlaubt.
Wann gilt eine Ausgangsrechnung als bezahlt?
Wenn der Betrag auf deinem Konto eingegangen ist. Bis dahin bleibt sie ein offener Posten.
Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann gegebenenfalls Mahnstufen. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit gerät der Kunde automatisch in Verzug und du darfst Verzugszinsen berechnen.
Weiterführende Informationen rund um Ausgangsrechnung: in Paragraf 14 UStG.