Digitale Archivierung bezeichnet die elektronische, langfristige Aufbewahrung von Belegen und geschäftlichen Dokumenten. Damit sie steuerlich anerkannt wird, muss sie revisionssicher und GoBD-konform sein – die Dokumente müssen unveränderbar, vollständig und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicher heißt, dass archivierte Dokumente nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Jede Änderung wird protokolliert. Nur so erkennt das Finanzamt die digitale Archivierung als ordnungsgemäß an.
Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege, Rechnungen und Jahresabschlüsse müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe meist sechs Jahre. Diese Fristen gelten auch für digitale Dokumente, die über den gesamten Zeitraum lesbar bleiben müssen.
GoBD-konforme Archivierung
Die GoBD verlangen, dass digitale Belege im Originalformat, vollständig und unveränderbar gespeichert werden. Eine E-Rechnung etwa muss als strukturierte Datei archiviert werden, nicht nur als Ausdruck. Spezialisierte Software stellt das sicher.
Vorteile der digitalen Archivierung
Sie spart Lagerplatz, schützt vor Verlust durch Feuer oder Wasser und macht Dokumente jederzeit durchsuchbar. Bei einer Betriebsprüfung lassen sich angeforderte Belege sofort bereitstellen, was den Prüfungsablauf erheblich erleichtert.
Praxisbeispiel: Zehn Jahre sicher aufbewahrt
Ein Unternehmer hatte Sorge, ob seine digital gespeicherten Rechnungen einer Prüfung standhalten. Er stellt auf eine GoBD-konforme digitale Archivierung um: Belege werden im Originalformat, unveränderbar und mit Protokoll gespeichert, E-Rechnungen als strukturierte Datei. Jahre später fordert das Finanzamt Belege aus einem zurückliegenden Zeitraum an. Er ruft sie in Sekunden ab und stellt sie bereit – vollständig, lesbar und unverändert. Die Prüfung verläuft reibungslos. Die Papierordner, die früher den Keller füllten, braucht er längst nicht mehr.
Was alles archiviert werden muss
Zur digitalen Archivierung gehören nicht nur Rechnungen und Belege, sondern auch geschäftsrelevante E-Mails, Verträge, Angebote und Auftragsbestätigungen. Eine E-Mail, die wie ein Handelsbrief zustande kommt, ist aufbewahrungspflichtig. Wichtig ist, dass alle diese Dokumente im Originalformat und unveränderbar gespeichert werden. Ein durchdachtes Archivierungskonzept legt fest, welche Dokumente wie lange und in welchem Format aufbewahrt werden – so bleibt nichts dem Zufall überlassen und du erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben.
Häufig gestellte Fragen zu Digitale Archivierung
Was ist digitale Archivierung?
Die elektronische, langfristige und unveränderbare Aufbewahrung von Belegen und geschäftlichen Dokumenten.
Was heißt revisionssicher?
Dass Dokumente nachträglich nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können und jede Änderung protokolliert wird.
Wie lange muss ich Belege digital aufbewahren?
Buchungsbelege und Rechnungen in der Regel zehn Jahre, Handelsbriefe meist sechs Jahre.
Muss ich E-Rechnungen besonders archivieren?
Ja. Sie müssen im strukturierten Originalformat gespeichert werden, nicht nur als Ausdruck.
Welche Vorteile hat die digitale Archivierung?
Weniger Lagerplatz, Schutz vor Verlust und sofort auffindbare Belege bei einer Prüfung.
Muss ich auch geschäftliche E-Mails archivieren?
Ja. Geschäftsrelevante E-Mails, die wie Handelsbriefe wirken, sind aufbewahrungspflichtig und müssen unveränderbar gespeichert werden.
Weiterführende Informationen rund um Digitale Archivierung: in Paragraf 147 AO.