Hier liegen drei Vorlagen für die Belegablage und ein Merkblatt, alles auf A4 und zum Ausdrucken. Du brauchst keine Mailadresse einzutragen und dich nirgends anzumelden. Lade herunter, was du gebrauchen kannst.
Ordnerrücken
Beschriftungsstreifen für Ordner, drei schmale und zwei breite auf einem Bogen. Ausdrucken, ausschneiden, einschieben.
Belegablage-Übersicht
22 Register mit Zuordnung, gruppiert nach Einnahmen, Ausgaben, Bank, Steuern und Verträgen. Zeigt dir, was wohin gehört.
Kassenbuch
Zum Ausfüllen mit der Hand, elf Zeilen plus Summenzeile. Für alle, die Bargeld einnehmen und keine Software dafür wollen.
Beleg-Knigge
Die Pflichtangaben auf einer Rechnung, getrennt nach über und bis 250 Euro brutto. Das Merkblatt für den Ordnerdeckel.
So benutzt du die Vorlagen für die Belegablage
1. Register festlegen. Druck die Belegablage-Übersicht aus und streich durch, was du nicht brauchst. Die meisten Selbstständigen kommen mit acht bis zehn Registern aus. Wer keine Angestellten hat, braucht die Lohnregister nicht. Wer kein Bargeld einnimmt, braucht die Kasse nicht.
2. Ordner beschriften. Die Ordnerrücken gibt es in zwei Breiten auf einem Bogen. Ein Ordner pro Jahr reicht am Anfang. Wird er zu dick, teilst du in Einnahmen und Ausgaben.
3. Belege sofort einsortieren. Der Stapel auf dem Schreibtisch ist der Grund, warum die Buchhaltung im Februar drei Tage kostet. Ein Beleg, der beim Reinkommen ins Register wandert, wird nie wieder angefasst. Wenn du digital arbeitest, gilt dieselbe Ordnung für die Ordnerstruktur am Rechner. Mehr dazu in meinem Beitrag Belege digital ablegen.
4. Kassenbuch täglich führen. Wenn du Bargeld einnimmst, wird das Kassenbuch am selben Tag geschrieben, nicht am Monatsende. Nachgetragene Kassen fallen bei einer Prüfung als Erstes auf.
Häufige Fragen zur Belegablage
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Seit 2025 gelten drei Fristen nebeneinander. Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen: acht Jahre. Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation: zehn Jahre. Handelsbriefe, also der Schriftverkehr zu einem Geschäft: sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde. Praktisch heißt das: der Belegordner von 2026 darf frühestens 2035 weg, der Ordner mit dem Jahresabschluss erst 2037.
Reicht es, Belege einzuscannen und die Papierbelege wegzuwerfen?
Für die meisten Belege ja, wenn die Digitalisierung nachvollziehbar abläuft und die Dateien unveränderbar abgelegt werden. Das regelt die GoBD. Ausnahme sind Unterlagen, die im Original gefordert sind, zum Beispiel Zollbelege. Wer scannt, braucht eine schriftliche Verfahrensdokumentation dazu.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Bei Beträgen über 250 Euro brutto: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro brutto reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Die Details stehen in § 14 UStG.
Brauche ich ein Kassenbuch?
Nur wenn du Bareinnahmen hast. Einnahmen-Überschuss-Rechner sind zu keiner Kassenbuchführung verpflichtet, müssen die Bareinnahmen aber einzeln und nachvollziehbar aufzeichnen. Ein geführtes Kassenbuch ist dafür der einfachste Weg.
Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
Einen Eigenbeleg schreiben, mit Datum, Betrag, Zweck und Empfänger, dazu eine kurze Notiz, warum der Originalbeleg fehlt. Das funktioniert bei kleinen Beträgen. Bei größeren Posten forderst du besser eine Zweitschrift an.
Du willst eigene Kategorien eintragen?
Die PDFs funktionieren, bis du merkst, dass deine Kategorien andere sind als meine. Dieselben drei Vorlagen gibt es als Word-Dateien zum Überschreiben. Die schicke ich dir per Mail, danach bekommst du meinen Newsletter mit Fristen, Zahlen und Buchhaltung für Selbstständige, etwa einmal im Monat. Abmelden geht in jeder Mail mit einem Klick.
Wenn bei euch jemand anderes die Ablage macht: schick diese Seite gern weiter.