In Lexware Office erfasst du deine Belege digital – per Foto, Upload oder E-Mail. Die Cloud-Software liest die wichtigsten Daten automatisch aus und ordnet sie der passenden Buchung zu. So sammelst du keine Papierbelege mehr, sondern hast alles revisionssicher und GoBD-konform an einem Ort.
Belege hochladen
Du kannst Belege auf mehreren Wegen erfassen: per App fotografieren, als Datei hochladen oder an eine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse senden. Lexware Office sammelt alle Belege im digitalen Belegeingang, wo sie auf die Verarbeitung warten.
Automatische Belegerkennung
Die Belegerkennung (OCR) liest Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Lieferant automatisch aus und schlägt die passende Buchung vor. Du musst die Daten nur noch prüfen und bestätigen. Das spart das manuelle Abtippen und reduziert Fehler deutlich.
Belege zuordnen und verbuchen
Erkannte Belege ordnest du einer Kategorie und – wenn vorhanden – einem Zahlungsvorgang vom Bankkonto zu. Offene Eingangsrechnungen erscheinen als offene Posten. So ist jeder Beleg mit der passenden Buchung verknüpft und die Buchhaltung bleibt vollständig.
GoBD-konforme Archivierung
Hochgeladene Belege werden revisionssicher und unveränderbar gespeichert. Das Originalpapier kannst du nach den GoBD in der Regel vernichten, sofern die digitale Erfassung ordnungsgemäß erfolgt. Bei einer Betriebsprüfung ist jeder Beleg sofort auffindbar.
Praxisbeispiel: Beleg vom Einkauf erfassen
Nach einem Bürobedarfseinkauf für 47,60 Euro fotografiert ein Selbstständiger den Kassenbon direkt mit der Lexware-Office-App. Die Belegerkennung liest 47,60 Euro brutto, 7,60 Euro Umsatzsteuer und den Händler aus und schlägt die Kategorie „Bürobedarf“ vor. Er bestätigt die Buchung, ordnet sie der entsprechenden Abbuchung vom Geschäftskonto zu und der Beleg ist verbucht und archiviert. Den Papierbon braucht er nicht mehr aufzuheben. Am Monatsende sind so alle Belege bereits erfasst – ohne Zettelchaos und ohne stundenlanges Nacharbeiten.
Belege unterwegs erfassen
Mit der mobilen App von Lexware Office erfasst du Belege direkt unterwegs – etwa die Tankquittung gleich an der Tankstelle oder den Bewirtungsbeleg nach dem Geschäftsessen. Der Beleg wird sofort hochgeladen und von der Belegerkennung verarbeitet. So sammeln sich keine Zettel mehr in der Brieftasche, und du vergisst keine Ausgabe. Gerade für Selbstständige, die viel unterwegs sind, ist das eine spürbare Erleichterung im Buchhaltungsalltag.
Häufig gestellte Fragen zu Belege erfassen in Lexware Office
Wie erfasse ich Belege in Lexware Office?
Du fotografierst sie per App, lädst sie hoch oder schickst sie an deine Beleg-E-Mail-Adresse. Die Belegerkennung liest die Daten automatisch aus.
Was ist die Belegerkennung?
Eine OCR-Funktion, die Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Lieferant automatisch aus dem Beleg ausliest und eine Buchung vorschlägt.
Muss ich Papierbelege aufbewahren?
Bei ordnungsgemäßer digitaler Erfassung können Originale in der Regel vernichtet werden. Die digitale Speicherung ist GoBD-konform und revisionssicher.
Kann ich Belege per E-Mail einreichen?
Ja. Lexware Office stellt eine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse bereit, an die du Belege direkt weiterleiten kannst.
Werden Belege automatisch verbucht?
Die Software schlägt die Buchung vor; du prüfst und bestätigst sie. So bleibt die Kontrolle bei dir, der Aufwand sinkt aber stark.
Kann ich Belege mobil erfassen?
Ja. Mit der Lexware-Office-App fotografierst du Belege unterwegs, sie werden sofort hochgeladen und von der Belegerkennung verarbeitet.
Weiterführende Informationen rund um Belege erfassen in Lexware Office: auf der offiziellen Lexware-Office-Seite.