Reisekosten sind die Aufwendungen, die dir auf beruflich veranlassten Reisen entstehen. Sie gehören zu den Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn. Dazu zählen nicht nur Fahrtkosten, sondern auch Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten. Wer Reisekosten korrekt erfasst, verschenkt kein Geld, muss aber die Spielregeln des Finanzamts kennen.
Was gehört zu den Reisekosten?
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten oder eine Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für Mehrkosten der Verpflegung, abhängig von der Abwesenheitsdauer.
- Übernachtungskosten: tatsächliche Kosten für Hotel oder Unterkunft.
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäck oder berufliche Telefonate.
Voraussetzung: berufliche Veranlassung
Damit Reisekosten abziehbar sind, muss die Reise beruflich veranlasst sein, etwa ein Kundentermin, eine Messe oder eine Fortbildung. Bei gemischten Reisen mit privatem Anteil ist eine saubere Aufteilung nötig. Das Finanzamt schaut hier genau hin, deshalb sind Anlass und Zweck der Reise immer zu dokumentieren.
Pauschalen statt Einzelnachweis
Vieles lässt sich über Pauschalen abrechnen, was die Buchhaltung erleichtert. Für die Verpflegung gelten feste Tagespauschalen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer, sodass du nicht jede Mahlzeit belegen musst. Für Fahrten mit dem eigenen Pkw gibt es die Kilometerpauschale als einfache Alternative zum Einzelnachweis.
Belege und Nachweise
Auch bei Pauschalen brauchst du Nachweise über Anlass, Dauer und Ziel der Reise. Übernachtungs- und Nebenkosten werden über Belege nachgewiesen. Eine einfache Reisekostenabrechnung je Reise schafft Ordnung und macht die Erfassung in der Buchhaltung unkompliziert.
Reisekosten richtig erfassen
Reisekosten sind ein Klassiker, bei dem im Alltag viel verloren geht, weil Belege fehlen oder Pauschalen nicht genutzt werden. In meiner Buchhaltungsunterstützung sorge ich dafür, dass deine Reisekosten vollständig erfasst und korrekt zugeordnet werden, damit dir kein abziehbarer Euro entgeht.
Reisekosten bei Auswärtstätigkeit
Steuerlich spricht man von einer Auswärtstätigkeit, wenn du außerhalb deiner ersten Betriebsstätte und deiner Wohnung beruflich tätig bist. Genau dann entstehen abziehbare Reisekosten. Entscheidend für die Höhe der Verpflegungspauschale ist, wie lange du an einem Tag abwesend bist und ob es sich um einen mehrtägigen Aufenthalt mit An- und Abreisetagen handelt. Wer regelmäßig unterwegs ist, sollte diese Regeln kennen, weil sich über das Jahr beträchtliche Beträge summieren.
Häufig gestellte Fragen zu Reisekosten
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Das sind Pauschalen für die Mehrkosten der Verpflegung auf beruflichen Reisen. Die Höhe richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und ersetzt den Einzelnachweis von Mahlzeiten.
Kann ich Fahrten mit dem eigenen Auto absetzen?
Ja. Du kannst entweder die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale für beruflich gefahrene Kilometer ansetzen. Die Pauschale ist meist die einfachere Variante.
Muss ich für Reisekosten alle Belege aufheben?
Für Übernachtung und Nebenkosten ja. Für Verpflegung und Pkw-Fahrten genügen die Pauschalen, du musst aber Anlass und Dauer der Reise nachweisen können.
Gelten Reisekosten auch für Fortbildungen?
Ja. Beruflich veranlasste Fortbildungsreisen zählen zu den Reisekosten. Fahrt, Verpflegung und Übernachtung sind unter den üblichen Voraussetzungen abziehbar.
Weiterführende Informationen rund um Reisekosten: in Paragraf 9 EStG.