Rechnung schreiben Pflichtangaben: Fehler vermeiden und was das Finanzamt prüft

RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben ist ein Thema, an dem fast jede Selbstständige einmal hängenbleibt. Eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben korrekt zu erfüllen, entscheidet darüber, ob der Kunde die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More ziehen darf und ob die eigene Buchhaltung später anerkannt wird. Die folgenden Punkte zeigen, welche Pflichtangaben RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... tatsächlich umfassen muss und wo die häufigsten Fehler passieren.

Mehr zu den neuen Pflichten rund um elektronische Rechnungen erfährst du auf meiner Seite E-Rechnung für Selbstständige.

RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben: Deine erste RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... soll raus, aber du bist dir nicht sicher, ob alles draufsteht, was drauf muss. Verständlich. Eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... ist ein steuerliches Dokument mit gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann dein Kunde die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More nicht abziehen, und du hast ein Problem mit dem Finanzamt. Wer seine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben will und die Pflichtangaben kennt, vermeidet diese Fehler von Anfang an.

Dieser Artikel zeigt dir alle Pflichtangaben nach §14 UStG, erklärt die häufigsten Fehler und gibt dir eine Checkliste für jede RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn.... Wenn du deine eigene RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... direkt im Anschluss prüfen möchtest, findest du weiter unten meinen kostenfreien Belegcheck: ein Tool, das deine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... Schritt für Schritt gegen die zehn Pflichtangaben prüft.

Rechnung schreiben Pflichtangaben: Was nach §14 UStG auf jede Rechnung gehört

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 Abs. 4 genau vor, welche Angaben eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... enthalten muss. Wenn du eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben willst, müssen die folgenden Pflichtangaben enthalten sein:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers. Dein Firmenname (oder dein Name als Einzelunternehmer) und deine Geschäftsadresse.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers. Der offizielle Firmenname oder Name deines Kunden mit korrekter Adresse.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Mindestens eine von beiden muss auf der RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... stehen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. Pflicht.

4. Rechnungsdatum. Das Datum, an dem die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... ausgestellt wird.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer. Jede RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Lücken sind erlaubt, Dopplungen nicht. Beim RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben ist die Rechnungsnummer einer der häufigsten Fehlerquellen.

6. Art und Umfang der Leistung. Eine genaue Beschreibung, was du geliefert oder geleistet hast. “Beratung” reicht nicht. “Steuerliche Beratung zur Gründung, 3 Stunden am 15.03.2026” ist besser.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Der Monat, in dem die Leistung erbracht wurde. Kann auch mit “Rechnungsdatum = Leistungsdatum” abgekürzt werden.

8. Nettobetrag. Der Betrag ohne UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More.

9. Steuersatz und Steuerbetrag. Der angewandte Steuersatz (19% oder 7%) und der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag. Oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

10. Bruttobetrag. Die Gesamtsumme inklusive UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More.

Rechnung schreiben Pflichtangaben: Sonderfälle

Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro brutto)

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln. Pflicht sind nur: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungsnummer, Empfängerangaben und separate Steuerausweisung entfallen.

Rechnung als Kleinunternehmer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst du keine UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More auf der RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein: “Kein Ausweis von UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More aufgrund der Anwendung der KleinunternehmerregelungDie Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Selbstst... More gemäß §19 UStG.”

Rechnung ins EU-Ausland

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern gelten besondere Regeln: Keine UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More ausweisen, Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren, USt-IdNr. beider Parteien angeben.

5 häufige Fehler beim Rechnung schreiben und was das Finanzamt prüft

Fehler 1: Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Lücken sind tolerierbar, Dopplungen nicht. Das Finanzamt achtet darauf bei Betriebsprüfungen. Belegcheck prüft Format und Eindeutigkeit automatisch.

Fehler 2: Ungenaue Leistungsbeschreibung. “Dienstleistung” oder “Beratung” ohne weitere Details genügt nicht. Beschreibe konkret, was du geleistet hast. Beim RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben ist die Leistungsbeschreibung das, was am häufigsten beanstandet wird.

Fehler 3: Leistungszeitraum fehlt. Wann wurde die Leistung erbracht? Ohne diese Angabe ist die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... formal fehlerhaft. Dein Kunde kann die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More nicht abziehen.

Fehler 4: Falscher Steuersatz. 19% ist der Regelsteuersatz. 7% gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen (Lebensmittel, Bücher, bestimmte kulturelle Leistungen). Den falschen Satz anzuwenden, kann teuer werden.

Fehler 5: RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... nachträglich ändern. Einmal versendete Rechnungen dürfen nicht einfach geändert werden. Stattdessen erstellst du eine StornorechnungHebt eine bereits gestellte Rechnung vollständig auf, ohne ... (GutschriftEin Begriff mit zwei Bedeutungen: kaufmännische Korrektur e...) und eine neue, korrigierte RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn.... Beide müssen eigene Rechnungsnummern haben.

Rechnung schreiben Pflichtangaben: Checkliste vor dem Versand

Bevor du eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... versendest, prüfe die folgenden Punkte. Diese Checkliste hilft dir, beim RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben alle Pflichtangaben zu prüfen. Du kannst die Checkliste manuell durchgehen oder den Belegcheck nutzen, der dieselben Punkte automatisch abfragt.

• Dein vollständiger Name und Adresse stehen auf der RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn....
• Der korrekte Name und die Adresse deines Kunden sind angegeben.
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr. ist vorhanden.
• Das Rechnungsdatum ist aktuell.
• Die Rechnungsnummer ist eindeutig und fortlaufend.
• Die Leistung ist präzise beschrieben.
• Der Leistungszeitraum ist angegeben.
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag sind korrekt berechnet.
• ZahlungszielDie Frist, bis zu der eine Rechnung bezahlt sein muss – wi... und Bankverbindung sind angegeben.

Rechnungssoftware oder Vorlage?

Mit Rechnungssoftware wie lexoffice, sevDesk, Debitoor oder FastBill stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben automatisch enthalten sind. Die Software vergibt fortlaufende Nummern, berechnet die UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More und speichert alles GoBD-konform.

Eine Word- oder Excel-Vorlage funktioniert auch, ist aber fehleranfälliger. Du musst selbst auf fortlaufende Nummern achten, die Steuer manuell berechnen und die Buchhaltung separat führen. Wer mit Vorlage arbeitet, sollte vor dem Versand jede RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... einmal durch den Belegcheck laufen lassen, damit nichts übersehen wird.

Fazit: Rechnung schreiben Pflichtangaben kennen und umsetzen

Eine korrekte RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... ist kein Papierkram, sondern ein steuerliches Dokument mit rechtlicher Wirkung. Wer die Pflichtangaben kennt und konsequent umsetzt, vermeidet Ärger mit dem Finanzamt und gibt seinen Kunden die Möglichkeit, die VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More korrekt abzuziehen. RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... schreiben Pflichtangaben zu beherrschen ist Grundlagenwissen für jeden Selbstständigen. Wer einmal mit dem Belegcheck seine Standard-Vorlage abgleicht, weiß dauerhaft, dass die nächste RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... sauber rausgeht.

Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:

• §14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• Kleinunternehmerregelung (Birgit Heindel)
• Belegcheck Tool (Birgit Heindel)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... an Unternehmen muss zehn Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie Bruttobetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro reichen sechs Angaben.

Was ist bei einer Kleinbetragsrechnung erlaubt?

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Empfängerdaten, Steuernummer und getrennter Steuerausweis sind hier nicht zwingend. Wichtig: die 250-Euro-Grenze gilt für die Gesamtsumme inklusive UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet. Das Finanzamt kann den Abzug verweigern, was beim Empfänger zu Steuernachzahlungen führt. Die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... muss dann korrigiert werden, was Aufwand für beide Seiten verursacht. Wer auf Nummer sicher gehen will, prüft jede RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... vor dem Versand mit dem Belegcheck.

Wie muss die Rechnungsnummer aufgebaut sein?

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend, einmalig und nachvollziehbar sein. Lücken sind erlaubt, sofern sie systembedingt sind (zum Beispiel verschiedene Nummernkreise pro Geschäftsbereich oder Jahr), aber sie müssen erklärbar sein. Eine reine Aufzählung wie 2026-001, 2026-002 ist sauber. Wer Rechnungen löscht und Nummern überspringt, verstößt gegen das Prinzip der Vollständigkeit.

Welche Pflicht gilt bei Rechnungen ins EU-Ausland?

Bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland gelten zusätzliche Pflichten: Angabe der eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der USt-IdNr. des Empfängers, Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren (“Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”), keine deutsche UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More ausweisen. Diese Rechnungen müssen zusätzlich in der zusammenfassenden Meldung gemeldet werden.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... ausgestellt oder erhalten wurde. Aufbewahrung digital ist erlaubt, sofern GoBD-konform (unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar). Wer Originale vernichtet, sollte eine VerfahrensdokumentationDie Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich, wie Bele... More für die Digitalisierung haben.

Darf ich Rechnungen elektronisch versenden?

Ja, elektronische Rechnungen (PDF per E-Mail, eRechnung im XML-Format) sind seit Jahren rechtlich gleichgestellt. Voraussetzung ist die Lesbarkeit, Authentizität und Unversehrtheit. Ab 2025 gilt für B2B-Rechnungen schrittweise die Pflicht zur strukturierten elektronischen RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... (eRechnung) nach EN 16931. Für Selbstständige werden Übergangsfristen bis 2027 oder 2028 gelten, je nach Größe.

Gibt es ein Tool, das die Pflichtangaben automatisch prüft?

Ja. Mit dem Belegcheck kannst du deine eigene RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... oder eine erhaltene RechnungEin Dokument, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechn... gegen alle zehn Pflichtangaben aus §14 UStG abgleichen. Das Tool führt dich Schritt für Schritt durch die Prüfung und ist kostenfrei nutzbar.