Buchhaltung selber machen oder auslagern: Diese Frage stellt sich jeder Selbstständige früher oder später. Die einen schwitzen jeden Monat über Belegen und ELSTER. Die anderen überweisen monatlich an den Steuerberater und wissen trotzdem nicht, wie ihr Geschäft laeuft. Beides hat Konsequenzen. Wer die Entscheidung Buchhaltung selber machen oder auslagern fundiert treffen will, braucht einen klaren Vergleich.
Dieser Artikel zeigt dir, was beide Varianten kosten, wann welche Lösung sinnvoll ist und welche Mischform in der Praxis am häufigsten funktioniert.
Buchhaltung selber machen: Was das bedeutet
Wenn du deine Buchhaltung selber machst, übernimmst du alle laufenden Aufgaben: Belege erfassen, Einnahmen und Ausgaben buchen, Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen, offene PostenOffene Posten sind alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt s... More verwalten und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Jahresende anfertigen.
Das klingt nach viel. Ist es am Anfang auch. Aber mit einer guten Buchhaltungssoftware und einer klaren Routine reduziert sich der Zeitaufwand auf zwei bis vier Stunden pro Monat für die meisten Einzelunternehmer. Die Frage Buchhaltung selber machen oder auslagern ist damit nicht nur eine Kosten-, sondern auch eine Zeitfrage.
Buchhaltung selber machen oder auslagern: Die Entscheidung treffen
Am Ende laeuft die Frage, ob du die Buchhaltung selber machen oder auslagern sollst, auf drei Faktoren hinaus: Zeit, Kompetenz und Kosten. Wer weniger als 50 Belege pro Monat hat und ein einfaches Geschäftsmodell betreibt, kommt mit einer guten Software und Grundwissen oft allein zurecht. Sobald Mitarbeiter, internationale Geschäfte oder komplexe Sachverhalte dazukommen, wird professionelle Unterstuetzung wirtschaftlich sinnvoll.
Eine Zwischenlösung funktioniert für viele: Die laufende Belegerfassung und Kontierung selbst erledigen, die Jahresabschluesse und Steuererklärungen dem Steuerberater überlassen. Dieses Modell reduziert die Kosten und sichert gleichzeitig die Qualitaet an den entscheidenden Stellen. Wer sich für die Buchhaltung selber machen oder auslagern entscheidet, sollte diese Entscheidung regelmäßig überprüfen, denn mit dem Wachstum aendern sich die Anforderungen.
Vorteile der eigenen Buchhaltung
Du kennst deine Zahlen. Jederzeit. Nicht erst wenn der Steuerberater die Auswertung schickt, sondern in Echtzeit. Du siehst, welche Kunden zahlen, welche Kosten steigen und wie dein Gewinn sich entwickelt. Diese Transparenz ist ein echtes Steuerungsinstrument.
Du sparst Geld. Ein Steuerberater kostet für die laufende Buchhaltung zwischen 100 und 400 Euro monatlich, je nach Umfang. Eine Buchhaltungssoftware kostet 10 bis 30 Euro monatlich. Die Ersparnis über ein Jahr: 1.000 bis 4.500 Euro. Das ist kein Kleingeld, wenn du bei der Entscheidung Buchhaltung selber machen oder auslagern auch die Kosten abwaegst.
Nachteile der eigenen Buchhaltung
Zeitaufwand. Zwei bis vier Stunden pro Monat klingen wenig, aber wenn du diese Zeit mit fakturierbarer Arbeit fuellen könntest, kostet dich die Buchhaltung Umsatz. Bei einem Stundensatz von 80 Euro sind vier Stunden Buchhaltung 320 Euro entgangener Umsatz.
Fehlerrisiko. Ohne steuerliches Fachwissen passieren Fehler: falsche Konten, vergessene VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More, Fristen verpasst. Die Konsequenzen reichen von Nachzahlungen bis zu Beanstandungen bei der BetriebsprüfungEine Betriebsprüfung ist die Überprüfung der steuerlichen... More.
Buchhaltung auslagern: Was das bedeutet
Auslagern heisst, du übergibst die laufende Buchhaltung an einen Steuerberater oder einen BuchhaltungsserviceEin Buchhaltungsservice übernimmt die laufende vorbereitend... More. Du sammelst Belege, übergibst sie (digital oder physisch) und bekommst monatliche Auswertungen zurück.
Vorteile des Auslagerns
Professionelle Qualitaet. Ein Steuerberater kennt die aktuellen Regelungen, prüft automatisch auf Fehler und übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit. Bei einer BetriebsprüfungEine Betriebsprüfung ist die Überprüfung der steuerlichen... More hast du professionelle Unterstuetzung.
Zeitersparnis. Du konzentrierst dich auf dein Kerngeschäft. Keine ELSTER-Formulare, keine Kontenzuordnungen, keine Abschreibungstabellen. Das kann für die Entscheidung Buchhaltung selber machen oder auslagern ausschlaggebend sein.
Nachteile des Auslagerns
Kosten. Die laufende Buchhaltung beim Steuerberater kostet je nach Belegvolumen und Komplexitaet zwischen 100 und 500 Euro monatlich. Dazu kommen Kosten für die Jahresabschlussarbeiten und die Steuererklärung.
Kontrollverlust. Wenn du deine Zahlen nur als monatliche Auswertung bekommst, reagierst du langsamer auf Veränderungen. Du erkennst Probleme später und triffst Entscheidungen auf älteren Daten.
Buchhaltung selber machen oder auslagern: Der Kostenvergleich
Ein vereinfachtes Beispiel für einen Einzelunternehmer mit 50 Belegen pro Monat zeigt den Unterschied.
Selber machen: Software 20 Euro pro Monat, 3 Stunden Zeitaufwand. Jahreskosten: 240 Euro Software plus Zeitaufwand. Steuererklärung optional beim Berater: 500 bis 1.500 Euro jährlich.
Komplett auslagern: Laufende Buchhaltung 200 Euro pro Monat plus JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More und Erklärung 1.500 bis 3.000 Euro. Jahreskosten: 3.900 bis 5.400 Euro.
Mischmodell: Du buchst selber mit Software (240 Euro), der Steuerberater prüft und macht die Erklärung (800 bis 2.000 Euro). Jahreskosten: 1.040 bis 2.240 Euro. Dieses Mischmodell ist in der Praxis die häufigste Lösung für Selbstständige, die bei der Frage Buchhaltung selber machen oder auslagern das Beste aus beiden Welten wollen.
Entscheidungshilfe: 5 Fragen für deine Situation
Frage 1: Wie komplex ist dein Geschäft? Einzelunternehmer mit wenigen Kunden und klaren Leistungen können die Buchhaltung gut selber machen. Mehrere Mitarbeiter, internationale Kunden, gemischte Steuersaetze: besser auslagern.
Frage 2: Wie hoch ist dein Stundensatz? Wenn dein Stundensatz über 100 Euro liegt, ist die eigene Buchhaltung teurer als der Steuerberater. Unter 50 Euro lohnt sich Selber-machen finanziell fast immer.
Frage 3: Wie gut sind deine Grundkenntnisse? Wenn du den Unterschied zwischen VorsteuerDie Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahl... More und UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer wird auf fast jede Lieferung und Leistung e... More nicht erklären kannst, brauchst du entweder Weiterbildung oder einen Berater.
Frage 4: Wie wichtig ist dir Echtzeit-Transparenz? Wenn du jederzeit wissen willst, wie dein Geschäft laeuft, ist die eigene Buchhaltung überlegen. Monatliche Berater-Auswertungen kommen immer mit Zeitversatz.
Frage 5: Hast du Lust darauf? Ernsthaft: Wer Buchhaltung als laestiges Uebel betrachtet und es konsequent aufschiebt, sollte auslagern. Aufgeschobene Buchhaltung ist schlechte Buchhaltung.
Fazit: Buchhaltung selber machen oder auslagern ist keine Entweder-oder-Frage
Die Praxis zeigt: Das Mischmodell funktioniert am besten. Du fuehrst die laufende Buchhaltung selber machen mit Software, dein Steuerberater prüft, optimiert und erstellt die Steuererklärung. So hast du Echtzeit-Zugriff auf deine Zahlen, sparst Kosten und hast professionelle Qualitaetssicherung. Buchhaltung selber machen oder auslagern ist keine Entweder-oder-Entscheidung, sondern eine Frage der richtigen Aufteilung.
Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:
FAQ: Buchhaltung selber machen oder auslagern
Kann ich die Buchhaltung als Selbstständiger selber machen?
Ja. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen. Mit einer Buchhaltungssoftware und Grundkenntnissen kannst du die laufende Buchhaltung selber machen. Für die Steuererklärung empfiehlt sich bei komplexeren Verhaeltnissen professionelle Unterstuetzung.
Was kostet ein Steuerberater für die laufende Buchhaltung?
Zwischen 100 und 500 Euro monatlich, je nach Belegvolumen und Komplexitaet. Dazu kommen Kosten für JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More und Steuererklärung. Die Gebuehren richten sich nach der Steuerberatervergaetungsverordnung (StBVV).
Welche Software eignet sich für die eigene Buchhaltung?
Gaengige Lösungen sind lexoffice, sevDesk, DATEVDATEV ist der Standard für den Datenaustausch zwischen Buch... More Unternehmen online, Papierkram und FastBill. Alle bieten automatische Belegerfassung, UmsatzsteuervoranmeldungDie Umsatzsteuervoranmeldung, kurz USt-VA, ist die regelmä... More per ELSTER und Auswertungen. Die Kosten liegen zwischen 10 und 40 Euro monatlich.
Wann sollte ich die Buchhaltung definitiv auslagern?
Wenn du Mitarbeiter hast (Lohnbuchhaltung ist komplex), internationale Geschäfte tätigst, bilanzierungspflichtig bist oder regelmäßig Fristen verpasst. In diesen Faellen überwiegen die Vorteile professioneller Unterstuetzung.
Was ist das Mischmodell bei der Buchhaltung?
Du fuehrst die laufende Buchhaltung selber mit Software und übergibst die Daten an deinen Steuerberater für Prüfung, Optimierung und Steuererklärung. Das spart Kosten und kombiniert Echtzeit-Transparenz mit professioneller Qualitaetssicherung.
Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:
§238 HGB: Buchfuehrungspflicht für Kaufleute
IHK: Gruendung und Selbstständigkeit
[Interner Link: EÜRDie EÜR ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. EÜR ... More erstellen]
[Interner Link: BetriebsausgabenBetriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen. ... More absetzen]
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wann lohnt es sich, die Buchhaltung selbst zu machen?
Selbst machen lohnt sich, wenn das Geschäftsmodell überschaubar ist (wenige Belegarten, klare Strukturen), die Belegmenge unter etwa 30 bis 50 pro Monat liegt und die Zeit dafür zur Verfügung steht. Wer Routine im Umgang mit Buchhaltung hat oder kaufmännisch ausgebildet ist, fährt damit gut. Faustregel: Wenn die Buchhaltung mehr als 10 Stunden im Monat kostet, wird Auslagerung wirtschaftlicher.
Ist deine Buchhaltung bereits im Rückstand? Mein Leitfaden Buchhaltung aufholen zeigt dir, wie du den Stapel strukturiert aufarbeitest.
Was kostet ein Steuerberater pro Monat für Selbstständige?
Die Kosten richten sich nach der Steuerberatergebührenverordnung und hängen vom Umsatz, der Belegmenge und dem Leistungsumfang ab. Für kleine Selbstständige liegen sie meist zwischen 100 und 400 Euro pro Monat für laufende Buchhaltung plus 800 bis 2.500 Euro pro Jahr für JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More und Steuererklärung. Genaue Angebote geben Steuerberater nach einem Erstgespräch.
Welche Aufgaben kann ich selbst machen, welche besser nicht?
Selbst gut machbar: Belegerfassung, einfache Kontierung, UmsatzsteuervoranmeldungDie Umsatzsteuervoranmeldung, kurz USt-VA, ist die regelmä... More, Rechnungsstellung, MahnwesenDas Mahnwesen umfasst alle Schritte, um offene Forderungen g... More. Besser zum Steuerberater: JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More, Steuererklärung, Lohnabrechnung mit Sozialversicherung, komplexe Sachverhalte (Auslandsgeschäfte, Investitionen, Umstrukturierungen). Die Trennung läuft entlang der Linie Routine versus Spezialwissen.
Wie viel Zeit kostet die eigene Buchhaltung pro Monat?
Bei sauberer Organisation und überschaubarer Belegmenge (10 bis 30 Belege pro Monat): zwei bis vier Stunden pro Monat plus zwei Tage für den JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More. Bei höherer Belegmenge oder zusätzlichen Aufgaben (MahnwesenDas Mahnwesen umfasst alle Schritte, um offene Forderungen g... More, Lohnabrechnung) entsprechend mehr. Wer das nicht systematisch dokumentiert, unterschätzt den Zeitaufwand regelmäßig.
Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Selbstständige?
Für kleine Selbstständige etablierte Lösungen wie Lexoffice, sevDesk, Buchhaltungsbutler oder DATEVDATEV ist der Standard für den Datenaustausch zwischen Buch... More Unternehmen Online. Auswahlkriterien: GoBD-Konformität, Schnittstelle zum Steuerberater, automatischer Bankabgleich, Beleg-Scan-App, UmsatzsteuervoranmeldungDie Umsatzsteuervoranmeldung, kurz USt-VA, ist die regelmä... More direkt aus der Software. Vor der Wahl mit dem Steuerberater abstimmen, weil er die Daten am Jahresende verarbeitet.
Was ist Hybrid-Buchhaltung und für wen lohnt sie sich?
Bei der Hybrid-Lösung erledigt der Selbstständige die laufende Buchhaltung selbst (Belegerfassung, UmsatzsteuervoranmeldungDie Umsatzsteuervoranmeldung, kurz USt-VA, ist die regelmä... More), der Steuerberater übernimmt JahresabschlussDer Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage am Jahres... More und Steuererklärung. Diese Mischung ist die wirtschaftlichste Lösung für viele kleine Selbstständige: laufende Routinearbeit kostet kein externes Honorar, das Spezialwissen am Jahresende sichert die Qualität.
Worauf muss ich beim Wechsel des Steuerberaters achten?
Drei Punkte: vollständige Belegübergabe (digitale Daten und physische Ordner), schriftliche Auftragskündigung mit Frist, geordnete Übergabe der laufenden Sachverhalte (besonders bei laufenden Betriebsprüfungen oder Steuerverfahren). Der neue Steuerberater braucht meist die letzten drei Jahresabschlüsse, die aktuellen Buchhaltungsdaten und einen Zugang zu ELSTER. Eine saubere Ordnerstruktur erleichtert die Übergabe enorm.
